Baixe Reestruturação da Logística Interna do setor de Orçamentos de novos projetos em empresa de Engenharia e outras Teses (TCC) em PDF para Logística, somente na Docsity!
REESTRUTURAR A LOGÍSTICA INTERNA DO SETOR DE ORÇAMENTOS
DE NOVOS PROJETOS EM EMPRESA DE ENGENHARIA
Vivian Mendonça Vargas (Curso MBA em Engenharia de Operações e Logística) RESUMO O presente trabalho propõe uma reestruturação da logística interna do setor de orçamentos de empresa de engenharia através da otimização das demandas de orçamento em dois tipos: orçamento estimativa e orçamento detalhado. Utiliza as classes de estimativas propostas pela Association for the Advancement of Cost Engineering (AACE International) para embasamento teórico dos novos modelos de orçamento utilizando a classe 4 para orçamentos estimativa e classe 2 para orçamento detalhado. Foi calculado o fator de equipamento da empresa para compor o orçamento estimativa através dados fornecidos pela empresa, para estimativa detalhada foi proposto um modelo com atuação multidisciplinar em engenharia de processo, engenharia elétrica e engenharia civil que juntos compõem os custos e elaboração de documentação técnica. O erro positivo calculado para o novo modelo proposto de orçamento foi de + 13,1% e o erro negativo de - 15,12%, valores abaixo da faixa informada pela literatura e espera-se redução do erro negativo para - 7% e positivo para +10% em previsões de custos para os orçamentos detalhado devido a ação multidisciplinar. O novo modelo também tornou o processo mais assertivo quanto ao atendimento de expectativas de cliente. PALAVRAS-CHAVE Orçamento, Estimativa de Custos, Fluxograma de Processo, Logística Interna.
1. INTRODUÇÃO A sociedade atual se apresenta cada vez mais dinâmica e competitiva obrigando empresas a constante inovação de produtos e de técnicas de gestão a fim de atender ou até superar expectativas dos clientes cada vez mais exigentes quanto à qualidade, agilidade e preço (Blanket, L, 2015.). Bailou, R.H, 2006 define logística como “o processo de planejamento, implantação e controle do fluxo eficiente e eficaz de mercadoria, serviços e das
informações relativas desde o ponto de origem até o ponto de consumo com o propósito de atender às exigências do cliente.” Simchi-Levi et al, 2010 ressalta a importância do planejamento de um fluxo logístico para encontrar o melhor equilíbrio possível entre as demandas do cliente, a integração das diferentes áreas da empresa e a elaboração de projetos que visem à gestão dos recursos combinando a redução dos custos e o aumento da eficácia da empresa. A elaboração da malha logística da empresa ou de um setor é uma ferramenta que ajuda a descrever e compreender os fluxos de materiais, informações e até mesmo financeiros e tributários de forma simplificada e visual. A ferramenta possibilita que todos os envolvidos tenham entendimento global do sistema e possam participar e contribuir para análise de pontos fortes, fracos e oportunidades de melhorias (Gasnier, 2016). Dentro do gerenciamento de projetos, o planejamento é essencial para minimizar riscos inerentes a uma mudança, portanto, é preciso identificar e detalhar atividades e investimento financeiro requeridos. A estimativa de custo de um projeto baseado entre outras coisas por modelos paramétricos torna-se um ponto crucial para qualquer projeto uma vez que sempre será uma peça fundamental e um ponto de partida para tomada de decisões. (Oliveira, F.H.M.; Souza de Cristo, K.J.: Condé T.C., 2015). Na elaboração de um projeto é necessário avaliar primeiro o “nível de definição do projeto” que são as informações iniciais para a definição como o tipo do pedido, capacidade da empresa em atender este tipo específico de demanda, algumas especificações e o plano inicial do projeto. Em seguida, é proposto, para as diferentes situações, várias classes de estimativas de custos que avaliem o intervalo de precisão esperado, o método a ser utilizado e o esforço para elaboração da estimativa de acordo com a maior ou menor complexidade do projeto, tornando a estimativa de custo fique mais eficiente e possa ser utilizada em repetidos projetos. (Oliveira, F.H.M.; Souza de Cristo, K.J.: Condé T.C., 2015).
tipo de planta a ser avaliado, conforme apresentado na Tabela 1, ou pode ser determinado pelas empresas projetistas que já tem expertise no processo. Tabela 1 Fator de Equipamento em função do tipo de planta Tipo da Planta Fator de Equipamento FE Sólidos 3, Sólidos + Fluidos 3, Fluido 4, Fonte: Shabani et al, 2 015 Classe 3: Frequentemente utilizada para autorização orçamentária ou obtenção de financiamento para o projeto. Para avançar a classe 3 de estimativa o escopo de engenharia deve estar entre 10% e 40% definido. Algumas empresas utilizam a estimativa obtida na classe 3 para controle de custos. Para estimativas classes 3, 4 e 5 são utilizados métodos detalhados, em que todos os equipamentos são considerados e é elaborada uma planilha de custos unitária. Classe 2: A principal diferença entra a classe 2 em relação a classe 3 é a nível de detalhamento do projeto. Nessa classe de estimativa compõe detalhes de tubulações, lista completa de equipamentos. Já inclui cotação com fornecedores pois as características dos equipamentos já estão definidas. Geralmente empreiteiras formam seu valor de contrato com base em estimativas classe 2. Classe 1: O nível de detalhamento nessa etapa é elevado. Serviço de subcontratos são cotados para compor preço do projeto. Espera-se que para essa classe de estimativa, toda documentação de engenharia esteja completa, contemplando desenho dos projetos, projetos detalhados e plano de comissionamento. Pelo nível de riqueza em detalhes é comum que a estimativa classe 1 seja utilizada como ferramenta para controle de gastos durante execução de um novo projeto. A Tabela 2 apresenta um resumo das principais características de cada classe de estimativa.
Tabela 2 Classes de Estimativa de Projeto Classe de Estimativa Nível de Definição do Projeto Finalidade usual da estimativa Faixas esperada de precisão Grau de esforço para elaboração da estimativa [a] Classe 5 0% a 2% Triagem L: - 20% a - 50% H: +30% a +100% 1 Classe 4 1% a 15% Estudo de Viabilidade L: - 15% a - 30% H: +20% a +50% 2 a 4 Classe 3 10% a 40% Autorização de Orçamento L: - 10% a - 20% H: +10% a 30% 3 a 10 Classe 2 30% a 70% Proposta para Licitação L: - 5% a - 15% H: +5% a +20% 4 a 20 Classe 1 50% a 100% Verificação das estimativas ou Proposta para Licitação L: - 3% a - 10% H: +3% a +15% 5 a 100 [a] Porcentagem do custo do orçamento no custo do projeto. 100 representa 0,5% no custo do projeto Fonte: adaptado pelo autor da AACE International No.17R- 97
2. OBJETIVOS O presente estudo tem como objetivo reestruturar a malha logística interna do setor de orçamentos de engenharia de uma empresa atuante no setor de saneamento, a fim de garantir uma gestão de demandas mais eficaz, reduzindo tempo e custo. Nesse sentido, o novo procedimento do setor estará apto a contribuir de forma mais objetiva às expectativas do cliente e contribuir com para tomada de decisões quanto a viabilidade financeira de um novo projeto. 2.1 Objetivo geral Redefinir a malha logística interna do setor de orçamentos 2.2 Objetivos Específicos Redefinir novo fluxograma para demandas de orçamentos Aumentar eficácia e diminuir tempo dos processos de orçamento;
Figura 1 Fluxograma Atual das Demandas de Orçamentos Fonte: O autor, 2020. 3 .2. Avaliação das dificuldades A primeira dificuldade seria a falta de triagem do setor comercial que não se sente preparado para definir se a demanda do cliente atende aos pré- requisitos definidos pela empresa e a real necessidade do cliente quanto ao nível de detalhamento desejado.
O atual modelo de atendimento de demandas de orçamentos também se mostra falho tanto para os clientes em fase inicial de definição de escopo, como para clientes com elevado nível de definição de escopo. No primeiro caso, o cliente muitas vezes necessita apenas de um orçamento estimado para avaliar viabilidade econômica do projeto e o atual modelo apresenta em elevado tempo de resposta e excesso de informações técnicas. Para a situação em o cliente se direciona para uma etapa de licitação ou elaboração de contrato, o modelo atual não apresenta colaboração multidisciplinar que resulta em superestimativa de custos em áreas da engenharia civil e elétrica, além da falta de detalhamento técnico nessas áreas. 3 .3. Elaboração de nova malha logística Fica evidente a necessidade de separar as demandas de orçamento para atender melhor às expectativas dos clientes. Para reestruturação do setor de orçamentos, foi definido a utilização da classificação 2 da AACE - Estimativa de Custo Detalhado – para atender demandas de orçamento detalhado para clientes em etapa de licitação, e utilização da classificação 4 – Estimativa com Fator de Equipamento – para atender as demais demandas que ainda não possuem escopo com alto nível de definição. Para utilizar o método de estimativa por fator de equipamento foi utilizado um banco de dados de 32 orçamentos detalhados realizados ao longo do ano de 2019 a fim de determinar o Fator de Equipamento da empresa. Primeiro foi separado os orçamentos entre Estação de Tratamento de Esgoto (ETE) e Estação de Tratamento de Água (ETA). Definiu-se como equipamentos principais os tanques em inox utilizados nas diferentes etapas tanto do processo de tratamento de água como de esgoto. Para cada orçamento detalhado foi feita a razão entre o custo total dos tanques inox e o valor final da proposta comercial. Para cada modalidade (ETA ou ETE) foi calculada a média das razões e o FE de cada modalidade foi calculado pela equação 2.
A última etapa é de responsabilidade da engenharia elétrica que levantará os requisitos elétricos e definirá o sistema de automação do novo projeto. As informações levantadas nessa etapa serão incluídas no descritivo técnico e farão parte da composição de custos. Com todos os custos levantados a equipe de engenharia de processos forma o preço de venda e repassa para o setor comercial. O vendedor responsável pelo atendimento do cliente reúne a documentações gerada (fluxograma, layout, descritivo técnico e preço de venda) para formar a proposta técnico/comercial e segue com a negociação. A nova malha logística proposta requer que no início do processo o setor comercial realize uma triagem em seu primeiro contato com o cliente para avaliar o nível de definição de escopo do projeto e passar para o setor de engenharia o método de orçamento a ser considerado. 3 .4. Tempo Gasto Com a segregação das demandas de orçamento em 2 classes de estimativa determinadas como Orçamento Estimativa e Orçamento Detalhado requer tempo de respostas específicos para cada método. Conforme apresentado na Tabela 2 , o grau de esforço para um orçamento estimativa – classe 4 de ser consideravelmente inferior ao esforço para demanda de orçamento detalhado – classe 2. A avaliação do tempo gasto em cada nova etapa do processo foi definida mediante pesquisa interna com os colaboradores das diferentes áreas de engenharia da empresa. Foram levantadas informações do tempo médio em cada atividade do processo para compor o tempo final de entrega de orçamento, sendo ele detalhado ou estimativa.
4. RESULTADOS
A definição do fator de equipamento da empresa foi realizada com base em dados históricos apresentados na Tabela 3. Tabela 3 Dados históricos de orçamentos Modalidade Valor total Valor inox % INOX Erro ETE R$ 3.454.797,51 R$ 803.464,54 23,3% 6,4% ETE R$ 4.161.636,03 R$ 960.269,18 23,1% 7,1% ETE R$ 2.898.273,76 R$ 616.881,41 21,3% 14,3% ETE R$ 7.560.962,67 R$ 1.418.701,99 18,8% 24,5% ETE R$ 3.037.860,90 R$ 797.359,70 26,2% - 5,6% ETE R$ 8.326.755,81 R$ 2.045.217,68 24,6% 1,2% ETE R$ 4.307.615,57 R$ 1.116.570,88 25,9% - 4,3% ETE R$ 9.479.302,55 R$ 2.261.871,70 23,9% 4,0% ETE R$ 2.891.161,75 R$ 762.234,88 26,4% - 6,1% ETE R$ 15.972.576,83 R$ 5.681.478,75 35,6% - 43,1% ETE R$ 18.978.996,83 R$ 5.681.478,75 29,9% - 20,5% ETE R$ 7.090.421,48 R$ 1.555.472,70 21,9% 11,7% ETE R$ 3.586.057,39 R$ 990.871,55 27,6% - 11,2% ETE R$ 3.702.469,49 R$ 638.709,17 17,3% 30,6% ETE R$ 9.447.687,18 R$ 2.557.871,08 27,1% - 9,0% ETE R$ 1.317.696,74 R$ 365.398,82 27,7% - 7,6% ETE R$ 1.038.970,93 R$ 284.077,00 27,3% - 6,1% ETE R$ 1.039.295,93 R$ 284.077,00 27,3% - 6,1% ETE R$ 1.593.071,32 R$ 365.398,82 22,9% 11,0% ETE R$ 1.593.071,32 R$ 365.398,82 22,9% 11,0% ETE R$ 1.593.071,32 R$ 365.398,82 22,9% 11,0% ETE R$ 1.593.071,32 R$ 365.398,82 22,9% 11,0% ETE R$ 1.204.831,14 R$ 255.812,68 21,2% 17,6% ETE R$ 2.621.459,40 R$ 931.244,74 35,5% - 37,9% ETE R$ 3.561.215,76 R$ 1.096.196,46 30,8% - 19,5% ETE R$ 3.561.215,76 R$ 1.096.196,46 30,8% - 19,5% ETE R$ 2.505.785,01 R$ 452.946,27 18,1% 29,8% ETE R$ 1.859.234,21 R$ 452.946,27 24,4% 5,4% ETA R$ 2.375.823,40 R$ 712.178,21 30,0% - 15,0% ETA R$ 4.401.394,61 R$ 1.033.186,00 23,5% 9,9% ETA R$ 10.828.379,87 R$ 2.680.017,21 24,7% 5,1% Fonte: O autor, 2020. Para a modalidade ETE a média da porcentagem do valor dos tanques em inox em relação ao valor total da proposta foi de 25,3%, resultando um FE (fator de equipamento) de 3,96. O erro apresentou média positiva de +13,1% e média negativa de - 15,12%. E um erro absoluto médio de 14,0%.
Figura 2 Nova malha logística interna proposta Fonte: O autor, 2020.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A separação das demandas de orçamentos entre orçamento estimativa e orçamento detalhado se mostrou eficiente para atender às expectativas dos clientes de forma mais assertiva, tanto em tempo de resposta como em nível de documentação técnica. Para as demandas de orçamento estimativa, nas duas modalidades o método FE utilizando fator calculado para empresa apresentaram erro positivo menor que o a faixa esperada para a classe de estimativa 4. O erro negativo apresentou valor dentro da faixa esperado. O tempo de resposta de 1 dia proposto para demandas de orçamento estimativa apresenta uma redução expressiva no tempo médio atual, resultando em redução de custos com mão de obra e recursos disponibilizados pela empresa. Já as demandas de orçamento detalhado apresentaram tempo de resposta maior em relação aos 10 dias apresentados atualmente, porém a nova estimativa detalhada apresenta orçamentos mais precisos, e documentação técnica mais completa, tornando a empresa mais competitiva. Espera-se que um erro do orçamento detalhado reduzido uma vez que o novo modelo propõe atuação multidisciplinar e custos são estimados pela sua respectiva área. No entanto, a precisão do método detalhado deverá ser confirmada nos futuros projetos realizados. O novo modelo prevê triagem prévia do setor comercial para definir qual método de estimativa será utilizado e, portanto, é necessário treinamento da equipe de vendas. O banco de dados disponibilizado apresentava poucos dados referente a ETA devido a menor demanda dessa modalidade. Futuros projetos de ETA deverão confirmar o cálculo do FE.
