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Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

Maio, 2010

Manual de Gestão Documental

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Presidente da República Luiz Inácio Lula da Silva

Ministra do Meio Ambiente Izabella Mônica Vieira Teixeira

Secretário Executivo José Machado

Presidente do Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade – ICMBio Rômulo José Fernandes Barreto Mello Diretora de Planejamento, Administração e Logística Silvana Canuto Medeiros Diretor de Unidades de Conservação de Proteção Integral Ricardo José Soavinski Diretor de Unidades de Conservação de Uso Sustentável e Populações Tradicionais Paulo Fernando Maier Souza Diretor de Conservação da Biodiversidade Marcelo Marcelino de Oliveira

Equipe Técnica Responsável Aline Ramalho Bezerra Borges Lorena Maria Borges da Silva Colaboradores Luciano Luiz de Jesus Marli dos Reis Alves Soares Nataniel Fragoso Ribeiro Adriana Rodrigues Alves Adriane Correia de Souza Projeto Gráfico Eduardo Guimarães

Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

• APRESENTAÇÃO SUMÁRIO
• DEFINIÇÕES .................................................................................................................................
• GESTÃO DE DOCUMENTOS
  • Definição de Documento
  • Produção de Documentos .....................................................................................................
    • Modelos e Formatação
• CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
  • Protocolo Geral
    • Recepção (Recebimento de documentos)........................................................................
    • Expedição (Serviço de Postagem e Malote)
    • Instrução Processual ........................................................................................................
  • Processamento Digital..........................................................................................................
  • Informações sobre o trâmite físico de documentos – Sede e Unidades
  • Arquivo Central
  • Biblioteca ................................................................................................................................
  • Gestão da Informação – SGI
• REFERÊNCIA
  • ANEXO I..................................................................................................................................
• REDAÇÃO OFICIAL
  • IDENTIDADE VISUAL
  • QUALIDADE E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL
    • Clareza
    • Coesão ..............................................................................................................................
    • Concisão ...........................................................................................................................
    • Formalidade e uniformidade ...........................................................................................
    • Impessoalidade ................................................................................................................
  • PADRONIZAÇÃO ....................................................................................................................
    • Pronomes de Tratamento ................................................................................................
    • Fechos
    • Identificação do Signatário
    • Formatação
  • ATOS DE COMUNICAÇÃO ......................................................................................................
    • Documentos Padrão Ofício ..............................................................................................
    • Ofício .................................................................................................................................
    • Ofício Circular ...................................................................................................................
    • Memorando
    • Memorando Circular ........................................................................................................
    • Despacho
    • Fax ....................................................................................................................................
    • Correio Eletrônico
  • ATOS NORMATIVOS...............................................................................................................
    • Apostila
    • Atestado ............................................................................................................................
    • Certidão ............................................................................................................................
    • Ata .....................................................................................................................................
    • Portaria
    • Nota Técnica.....................................................................................................................
    • Instrução Normativa
    • Ordem de Serviço
    • Parecer .............................................................................................................................
    • Resolução
• REFERÊNCIAS ............................................................................................................................
• ANEXO II – Logomarca ICMBio ..................................................................................................
• ANEXO III – Guias de Remessa de Correspondência e Malote ................................................
• ANEXO IV – Quadro de Ações sobre Processos
• ANEXO V – Guias de Arquivo e Espelhos de Identificação ........................................................

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Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL

O Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade alçou o Projeto de Gestão Documental com o objetivo de estruturar a área de documentação, modernizando suas atividades e serviços. O Projeto busca a equalização das atividades com a implantação de padrões para produção, trâmite e destinação de documentos com o auxílio de manuais e capacitação, inserindo o usuário em uma nova realidade.

A estrutura da área de documentos é:

A Coordenação de Documentação é ligada à Coordenação Geral de Administração e Tecnologia da Informação – CGATI/DIPLAN.

Este manual é apresentado com a finalidade de sintetizar o tratamento que será aplicado à documentação do Instituto, com parâmetros e métodos que irão mudar a cultura e hábitos pré-existentes.

As ações já iniciadas mostram o impacto positivo na realidade do ICMBio. Os Servidores passam a ter capacitação para tratar a documentação. No seu cotidiano terá o controle da informação, dispondo de ferramentas para isso. A Instituição está aprendendo a ter a informação de maneira mais ágil e eficiente, dando ainda mais celeridade a suas ações.

E é neste contexto que a busca principal se torna o comprometimento das pessoas no desenvolvimento das tarefas que envolvam documentos, de maneira que promova melhoria a todos, atingindo, direta ou indiretamente, o meio ambiente, pois o tempo é precioso em nossa atividade.

Coordenação de Documentação/CGATI/DIPLAN

APRESENTAÇÃO

ARQUIVO CENTRAL

COORDENAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO

PROTOCOLO GERAL

PROCESSAMENTO DIGITAL BIBLIOTECA^ MEMORIAL

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

MODERNIZAÇÃO E ANÁLISE DOCUMENTAL

ATENDIMENTO AO USUÁRIO

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sobre o conteúdo do malote de correspondência que esta sendo enviado, devendo ser autenticado com a assinatura do seu emissor e do seu receptor.

Interessado - É a pessoa, empresa ou órgão que será beneficiada com a ação.

Juntada - É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação.

Juntada por anexação - É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/ documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

Juntada por apensação - É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Ex. Um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público estadual, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá um único processo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.

Numeração de peças - É a numeração atribuída às partes integrantes do processo.

Peça do processo - É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.

Procedência - A instituição que originou o documento.

Processo - É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

Processo acessório - É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

Processo principal - É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão.

Protocolo geral - É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos.

Registro - É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e de processo e fornecer dados de suas características fundamentais, aos interessados.

Termo de arquivamento e desarquivamento - É uma nota utilizada para informar o arquivamento ou desarquivamento do processo/documento mediante despacho motivado da autoridade competente ou a requerimento do interessado.

Termo de desapensação - É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados.

DEFINIÇÕES .................................................................................................................................

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Termo de desentranhamento de peças - É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo. Termo de encerramento - É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo. Termo de juntada de peça - É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo.

Termo de ressalva - É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça. Termo de retirada de peça - É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo. Tramitação - É a movimentação do processo e/ou documento de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Gestão de Documentos foi definida na LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A aplicação desta técnica permite que a Instituição utilize a documentação de maneira correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituição soluciona os problemas decorrentes da falta de um programa de gestão, como: perda, duplicidade e extravio de documentos; falta de espaço; dificuldade no acesso e na localização da informação; controle manual de fluxo; e falta de padrão para elaboração e tratamento de documentos. Na gestão documental considera-se, também, o cidadão, que na forma desta lei (Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991), tem o direito a informação, conforme dispõe o Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. A Instituição não deve se organizar apenas por necessidade própria, mas também para atender as demandas do Governo Federal e os anseios da sociedade. No Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, também é exposta a

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b) Caracterização quanto à espécie Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei; Atos enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;

Atos de assentamento: São os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infração; Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões etc. Ex.: traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica; Atos de ajuste: São representados por acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal - é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc.); Atos de correspondência: Objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular. c) Caracterização quanto à natureza Documentos Secretos: São os que requerem rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional; Documentos Urgentes: São os documentos cuja tramitação requer maior celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informação oriundos do Poder Executivo, do Poder Judiciário e da Assembléia Legislativa do Estado (Câmaras Municipais); mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos de exoneração ou dispensa; demissão; auxílio - funeral; diárias para afastamento da Instituição; folhas de pagamento; outros que, por conveniência da Administração ou por força de lei, exijam tramitação preferencial; Documentos Ostensivos: São documentos cujo acesso é irrestrito; Documentos Reservados: São aqueles cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral.

Produção de Documentos

Na elaboração e/ou produção de documento deverá ser considerado os padrões da ABNT e da Redação Oficial da Presidência da República, podendo a Instituição determinar os parâmetros a serem adotados.

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No Manual de Redação Oficial do ICMBio são relacionados os formatos que deverão ser utilizados no âmbito da Instituição.

Para produzir um documento é necessário entender sua finalidade, e assim, utilizar o melhor instrumento para transmitir a informação. Este esclarecimento é precioso para iniciar um bom entendimento entre o locutor e o receptor da mensagem. No quadro abaixo há a definição dos tipos mais utilizados.

ESPÉCIE/TIPO DE DOCUMENTO FINALIDADE

MEMORANDO

Modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

MEMORANDO-CIRCULAR

Comunicação interna expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.

OFÍCIO O tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da AdministraçãoPública entre si e também com particulares.

OFÍCIO-CIRCULAR

Comunicação expedida em diversas vias, dirigidas a pessoas diferentes. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais entre órgãos da Administração Pública ou a particulares.

FAX

É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

E-MAIL

O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenhavalor documental, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. O email institucional já é considerado como documento comprobatório.

DESPACHO

Decisão proferida sobre ofício, memorando, parecer, informação, requerimento ou demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e solução. Pode ocorrer também despacho de encaminhamento de um órgão para outro. O despacho pode constituir- se de uma palavra, de uma expressão ou de um texto mais longo.

Gestão de Documentos

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g) fecho: Respeitosamente (para hierarquia superior) ou Atenciosamente (hierarquia igual ou inferior)

h) assinatura do autor da comunicação.

i) identificação do signatário.

Os documentos doPadrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

CONFIGURAÇÕES PADRÃO

Fonte^ Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10nas notas de rodapé..

Número de páginas É obrigatório constar a partir da segunda página.

Tamanho Todos os tipos de documentos dodevem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm.Padrão Ofício (oficio e memorando)

Orientação O documento deverá ser impresso como Retrato.

Impressão

Os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”); A impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações.

Início de parágrafo O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância damargem esquerda.

Espaçamento entre parágrafos Deve ser utilizado espaçamento de 2,5cm.

Espaçamento entre linhas Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas.

Alinhamento O texto deve ser justificado.

Margem esquerda O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0cm de largura.

Margem direita O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.

Margem superior O campo destinado à margem superior terá 2 cm.

Margem inferior O campo destinado à margem inferior terá 2 cm.

Símbolo

No modelo Ofício utilizar o Brasão da República, nos demais documentos utilizar apenas o símbolo do ICMBio. Todos os documentos produzidos devem apresentar o símbolo da Instituição.

Gestão de Documentos

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Identidade Visual

Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais deverão possuir a logomarca do ICMBio. Logomarca (Anexo II), é a marca que reúne graficamente letras do nome de uma instituição e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer representação gráfica padronizada e distintiva utilizada como marca.

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

A Coordenação de Documentação tem em sua atribuição planejar, organizar, controlar e coordenar todas as atividades relacionadas a documentos. Compete à Coordenação: auxiliar as Diretorias em trabalhos voltados ao tratamento de documentos, inclusive no planejamento; atender a demanda de usuários e proporcionar o atendimento personalizado no Sistema Gerenciador de Documentos e Processos - SGDOC; planejar treinamentos, cursos e elaborar manuais, bem como- promover reciclagem para atualizar o usuário quanto às atividades; desenvolver programas de conscientização do usuário quanto à gestão documental; orientar os profissionais que executam as atividades relacionadas à gestão; e buscar continuamente a modernização de todas as atividades desenvolvidas nas áreas do Centro de Documentação, considerando os recursos tecnológicos.

Protocolo Geral

O Protocolo Geral está sendo modernizado para suprir a necessidade de controlar a documentação do Instituto, dando celeridade, confiabilidade e exatidão no acesso a informação e auxiliando a tomada de decisão.

Os procedimentos adotados no Protocolo Geral (PG) são baseados na Portaria Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002 do Ministério do Planejamento. A nova metodologia tem como principal ferramenta de trabalho o sistema SGDOC (Sistema Gerenciador de Documentos e Processos), que gerencia os dados do documento e processos, possibilitando a busca e localização por qualquer uma das informações. O sistema disponibiliza imagem do documento digitalizada e histórico do trâmite, permite ainda cadastrar despachos e comentário (em ordem cronológica). No registro de processo o sistema permite a inclusão de informações direcionadas a atividade fim da Instituição. As atividades do Protocolo Geral foram redefinidas, são elas:

1. Gerar cadastro no SGDOC de todos os documentos externos;
2. Autuar documento (formalizar processo);
3. Manter a base de dados do sistema de autuação de processos e documentos atualizada;
4. Orientar, auxiliar e capacitar as Unidades Protocolizadoras (UP) sobre a execução do serviço de protocolo;

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iii. Correspondência: No recebimento da correspondência externas, todas as cartas serão abertas e cadastradas, salvo particulares, confidenciais, sigilosas, secretas e ultra-secretas, conforme legislação vigente.

Expedição (Serviço de Postagem e Malote)

A expedição de documentos é realizada com a utilização do contrato de serviços de correios, que tem como base o cartão de postagem e o serviço de malote. Ambos podem ser solicitados ao Protocolo Geral, por meio de memorando. A novidade para envio de correspondências ao ICMBio é a Caixa Postal, uma maneira mais eficiente de garantir o recebimento de correspondências na Instituição em tempo hábil. Para envio de correspondência ao ICMBio, no espaço destinado para informar o destinatário deve constar apenas o nome da Instituição, a caixa postal e o CEP de identificação, conforme determina o modelo abaixo. Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade – ICMBIO CAIXA POSTAL 7993 CEP: 70673- Para envio de documentos ao ICMBio (Sede), as unidade externas deverão utilizar um modelo de GUIA DE REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA-GRC (Anexo III), quando houver mais de um documento por envelope, o que facilitará a identificação dos documentos e quantidade enviadas.

Serviço de Postagem

O quadro abaixo apresenta os serviços disponíveis, com suas definições e prazos. No quadro seguinte temos um demonstrativo de valores aplicados a estes serviços, em Estados localizados nas extremidades do país. A finalidade é que o usuário tenha uma visão do custo x prazo, considerando que muitas vezes os prazos de entrega dos serviços são praticamente o mesmo, mas têm uma diferença muito grande de valores.

QUADRO DE SERVIÇOS DE POSTAGEM DISPONÍVEIS

SERVIÇO DESCRIÇÃO PRAZO DE ENTREGA Carta Registrada Carta com n° de registro que possibilita rastreamento.

3 a 5dias úteis

Sedex Convencional Sedex comum com n ° de registro para rastreamento.

2 a 3 dias úteis

Sedex 10* Sedex rápido com n° de registro para rastreamento.

É entregue até as 10 horas do dia seguinte (considerar dia útil). Sedex hoje* Sedex rápido com n com n ° de registro para rastreamento.

Entrega no mesmo dia da postagem.

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SERVIÇO DESCRIÇÃO PRAZO DE ENTREGA PAC Serviço para pacotes, com custo mais baixo. 5 a 8 dias úteis Carta simples Carta sem n° de registro. É destinado a documentos s/n° ou circulares. Tem baixo custo.

3 a 5 dias úteis

AR Aviso de Recebimento

AR é um formulário que deve ser preenchido com o remetente e destinatário, com a finalidade que na entrega da correspondência, o destinatário assine o mesmo para comprovar o recebimento, devendo ser devolvido ao remetente. O valor da AR é acrescentado no valor da postagem.

Telegrama Serviço de envio de mensagem, sendo necessário apenas a disponibilização do texto ao Correios.

4 horas (entre capitais)

Impresso especiais Serviço com foco para os materiais de até 5kg por objeto, com mesmo padrão de formato. Não pode ser confidencial.

11 dias (entre capitais)

*Sujeito a consulta no site dos correios para confirmar disponibilidade do serviço para o trecho. Para rastreamento de correspondência, o usuário deve acessar o site: www.correios.com.br, o campo rastreamento fica localizado no canto inferior esquerdo da página.

QUADRO DEMONSTRATIVO DE CUSTO

ORIGEM DESTINO PESO TIPO VALOR VALOR

Brasília Manaus 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,

Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 6,00 R$8,

Brasília Manaus 300 gramas Envelope R$ 35,10 R$37.

Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 38,30 R$40, Brasília Manaus 300 gramas Envelope R$ 55,00 R$57,

Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 53,50 R$56,

Brasília São Paulo 300 gramas Envelope R$ 55,50 R$58,

Brasília Goiânia 300 gramas Envelope R$ 28,30 R$30,

Brasília Manaus 300 gramas Caixa R$ 16,00 R$18,

Brasília Porto Alegre 300 gramas Caixa R$ 18,00 R$20,

Brasília Manaus 300 gramas Envelope R$ 3,50 R$6,

Brasília Porto Alegre 300 gramas Envelope R$ 3,50 R$6,

SERVIÇO

CARTA REGISTRADA 3 a 5 dias úteis

SEDEX CONVENCIONAL 2 a 3 dias

SEDEX 10 Até as 10 h do seguinte dia útil

SEDEX HOJE Entrega no mesmo dia

PAC 5 a 8 dias úteis

CARTA SIMPLES 3 a 5 dias úteis

VALOR VALOR Sem AR Com AR

Centro de Documentação