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UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

Secretariado Executivo

MANUAL DE REDAÇÃO DE

DOCUMENTOS

Íris Gomes dos Santos

Salvador – Ba

SUMÁRIO

Nota: Os modelos de documentos apresentados neste Manual são hipotéticos. Qualquer semelhança com fatos

• Apresentação.........................................................................................................p.
• 1.0) Ata...............................................................................................................p.
• 2.0) Atestado......................................................................................................p.
• 3.0) Aviso...........................................................................................................p.
• 4.0) Carta............................................................................................................p.
• 5.0) Certificado...................................................................................................p.
• 6.0) Contrato.......................................................................................................p.
• 7.0) Convênio.....................................................................................................p.
• 8.0) Convite........................................................................................................p.
• 9.0) Curriculum vitae.........................................................................................p.
• 10.0) Estatuto.......................................................................................................p.
• 11.0) Petição.........................................................................................................p.
• 12.0) Procuração...................................................................................................p.
• 13.0) Relatório......................................................................................................p.
• 14.0) Requerimento..............................................................................................p.
  • a) Quadro de Pronomes de Tratamento.....................................................p. Anexos:
  • b) Elementos de Redação...........................................................................p.
    • Bibliografia. ................................................................................................p.

1.0) ATA

O QUE É?

Ata é um documento usado para relatar todas os acontecimentos, discussões, propostas, votações e decisões ocorridas numa sessão, reunião, assembléia, congresso, evento, etc...

COMO FAZER?

v A ata deve ser redigida em linguagem corrente, sem parágrafos, a fim de impedir a introdução de modificações e alterações indevidas; v Não deve apresentar rasuras nem emendas; v Nos casos de erro ou esquecimento de algo importante no momento em que você estiver escrevendo-a, basta escrever a palavra digo seguida da forma correta; Ex : ....e foram traídos, digo, trazidos para a assembléia.... v Quando as falhas e erros só forem percebidas após a redação da ata, você deve utilizar a expressão em tempo, seguida da correção; Ex: Em tempo: na décima sétima linha desta ata, onde lê-se “foram escolhidos os representantes”, leia -se “foram escolhidos 2 (dois) representantes”. v É melhor que os números sejam escritos por extenso em parênteses , para que não ocorram dúvidas ou falsificações; Ex: sortearam-se 3 (três) vagas no curso de capacitação. v No caso de importância em dinheiro, é necessário escrever assim: Ex: R$ 13.500,00 (treze mil e quinhentos reais) v Não devemos usar abreviaturas; Ex: SSA. para dizer Salvador. v Quando se tratar de reuniões ou assembléias previstas em estatutos e regulamentos, a ata será lavrada (escrita) em livro próprio, com as páginas do livro enumeradas e autenticadas pelo responsável; v Usamos letras maiúsculas para escrever as iniciais das seguintes palavras e expressões: Assembléia Geral Ordinária, Assembléia Geral Extraordinária, Reunião da Diretoria, Reunião do Conselho, Presidente, Mesa, Livro de Presença, Edital;

v Quando o responsável por escrever a ata não encontra-se na reunião ou assembléia, os participantes da sessão escolhem entre os presentes, pessoas que escreverão a ata; Ex: ... para esta Reunião da Diretoria, não estando presente o encarregado de redigir “ad hoc” a ata, ( “ad doc” expressão do latim que quer dizer “para isto” ou “para esta reunião”) foi eleito pelos membros de diretoria presentes, João Silva que substituirá o encarregado, especialmente nesta reunião.

v A redação da ata obedece a seguinte seqüência: a) Dia, mês, ano, hora e local da reunião ou evento; b) Nomeação das pessoas presentes, com suas qualificações e cargos; c) Referência ao modo utilizado para a convocação da reunião ou assembléia (se foi edital, aviso, comunicado, carta); d) Referência à abertura dos trabalhos pelo presidente, que geralmente, lê a ata da reunião anterior para que sejam feitas as correções ou alterações de acordo com a vontade dos participantes; e) Registro do cumprimento da pauta ou ordem do dia (assuntos a serem discutidos), seguindo a descrição fiel e resumida de todas as ocorrências e das decisões que tiverem sido discutidas e adotadas pela maioria dos participantes; f) Fecho, contendo os seguintes dizeres: Ex: Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim, secretário ad hoc que a redigiu e lavrou, pelo Presidente que dirigiu os trabalhos e pelos que estiveram presentes na qualidade de participantes da Sessão (reunião, assembléia, etc). h) As assinaturas devem ser colocadas logo após a última palavra do texto, para não deixar espaço livre.

OBS¹: além desse modelo tradicional de ata em algumas ocasiões de caráter menos oficial e solene é possível adotar a Ata-Síntese, conforme modelo 02 a seguir.

OBS²: é comum que todos os presentes assinem todas as páginas da Ata.

MODELO 02 - FORMULÁRIO DE ATA –SÍNTESE

Reunião de:

Ata da Reunião

ASSUNTOS TRATADOS:

Convocados: Assinaturas:

Assinaturas:

Não compareceram:

Encaminhamentos:

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

____________________________________________

Data: Coordenador:

2.0) ATESTADO

O QUE É?

É um documento em que se confirma ou assegura a existência ou inexistência de uma situação de direito, de que temos conhecimento, referente a alguém, ou sobre um fato e situação. É dizer por escrito, afirmando ou negando, que determinada coisa ou algum fato referente a alguém corresponde à verdade e assim responsabilizar-se, ao assinar o documento.

COMO FAZER?

v O Atestado, geralmente, é fornecido por alguém que exerce posição de cargo superior ou igual ao da pessoa que está pedindo o atestado; v O papel do atestado deve conter carimbo ou timbre da entidade que o expede; v O atestado costuma ser escrito em atendimento à solicitação do interessado; v A redação de um atestado apresenta a seguinte ordem: a) Título, ou seja, a palavra ATESTADO em maiúsculas; b) Nome e identificação da pessoa que emite (que pode ser escrito no final, após a assinatura) e o nome e identificação da pessoa que solicitou; c) Texto, sempre resumido, claro e preciso, contendo o que se está confirmando ou negando; d) Assinatura, nome e cargo ou função de quem atesta.

3.0) AVISO

O QUE É?

É um documento escrito por meio do qual as empresas e instituições transmitem informações, ordens, convites, notificações a empregados ou a terceiros com quem elas tenham interesse em comum.

COMO FAZER?

v Deve ser escrito em papel timbrado (com a marca da instituição); v Deve conter apenas o teor da comunicação. O conteúdo deve ser escrito em linguagem e objetiva, para que não haja dúvidas quanto à interpretação; v Sua estrutura é bem simples: a) Título, que é a palavra AVISO (em letras maiúsculas); b) Indicação da pessoa a quem se destina o aviso; c) Texto contendo a mensagem; d) Fecho simples (dispensável conforme o caso); e) Local e data; f) Assinatura, nome e qualificação (cargo) ou identificação do responsável.

MODELO DE AVISO:

AVISO

AOS ESTUDANTES DO BECO DA CULTURA

As Diretorias das Escolas do Beco da Cultura levam ao conhecimento de todos que, a partir do próximo mês de abril, darão inicio à pintura externa dos muros das escolas, e desejam informar àqueles estudantes que realizarão pinturas, desenhos e artes nestes, com a intenção de decorar e personalizar o patrimônio escolar que é de todos nós, devem comparecer à Diretoria no dia 1ode Abril para acertarmos as atividades e materiais.

Atenciosamente,

Salvador, 22 de março de 2002.

(assinatura das diretoras das Escolas do Beco) Maria Gersilda das Neves, etc. Diretora da Escola Sorrindo e Educando.

OBS: este tipo de aviso acima pode ser distribuído individualmente ou afixado em local considerado visível pelos interessados, como os quadros de aviso.

4.0) CARTA

O QUE É?

A CARTA é a forma escrita mais comum de comunicação entre as pessoas. Ela é o documento utilizado nas empresas, instituições e órgãos e, também, por pessoas físicas, a fim de tratar de interesses comuns. Esta também é conhecida como “Carta Comercial”.

COMO FAZER?

O que se pretende com uma carta comercial é provocar uma pronta resposta para o assunto nela tratado, mesmo que seja uma resposta contrária aos interesses de quem a escreveu. A carta tem a estrutura similar à do Ofício, porém ela é mais utilizada na iniciativa privada,associações, instituições e escritórios de profissionais liberais, enquanto que o Ofício e Memorando são utilizados no serviço público. v Os componentes básicos de uma carta são: a) Timbre (logomarca); b) Tipo e número à esquerda e no alto da página (não são obrigatórios); c) Local e data (Á direita, na mesma altura do tipo e do número); d) Nome do destinatário e endereço; e) Vocativo (pronome de tratamento); f) Texto (contendo a introdução e desenvolvimento do assunto); g) Fecho; h) Assinatura de quem remete; i) Nome e cargo abaixo da assinatura, se for o caso. ATENÇÃO: v Atualmente é comum não utilizar espaços (recuos) no inicio de parágrafos. v Costume colocar, no final, à esquerda da única ou última página, as letras iniciais do autor do documento (letra maiúscula) e as de quem o datilografou ou digitou (letra minúscula), separadas por barra. v Usa-se a abreviatura REF ou Ref. (referência), colocada um pouco antes do vocativo, à direita do papel, para indicar o resumo do que vai ser tratado.

v A carta pode conter parágrafos numerados para melhor indicar o assunto.Quando digitada em computador as margens da carta ou de qualquer outro documento devem ser de: inferior 2,5; direita 2,5; superior 3,5; esquerda 3,5,

MODELO DE CARTA DE PESSOA FÍSICA PARA EMPRESA:

Salvador, 15 de março de 2001.

À Promoção de Vendas Século XXI Ltda. Rua dos Carvalhos, 97. 6º andar. Rio de Janeiro – RJ 20035-

Senhores,

Acuso o recebimento de um cartão de compras “Século XXI”, que me foi enviado na semana passada, mediante correspondência dessa empresa, postada em 10 de março do ano corrente. Apresso-me em esclarecer que não fiz qualquer solicitação nesse sentido, razão por que o inutilizei e agora devolvo a V.Sas, anexo a esta carta, na certeza de que o assunto fica encerrado.

Saudações,

(Assinatura) (Nome Completo)

ST/st

MODELO DE CERTIFICADO DE FREQÜÊNCIA E PARTICIPAÇÃO

CERTIFICADO

Certifico que o Sr. CLÁUDIO MANOEL BRITO , morador da Região do Nordeste de Amaralina Mestre de Capoeira da Associação Tudo Legal, colaborou e participou do evento de fechamento do Plano de Desenvolvimento da Região, realizado no dia 15 de Setembro de 2005, na Casa de serviços Viva Nordeste, situada nesta região.

Salvador, 10 de janeiro de 2005.

(assinatura) (nome completo) (coordenadora do Programa)

6.0) CONTRATO

O QUE É?

É o acordo de vontades de pessoas, empresas ou instituições, objetivando a criação, modificação ou extinção de uma relação de direitos e de obrigações entre si. A elaboração e efetivação de um termo de contrato, a depender das circunstâncias em que as partes se encontram, geralmente, requer o acompanhamento de um advogado ou assessoria jurídica, como por exemplo: Termo de voluntariado e Termo de Comodato.

É importante conhecer os tipos de contratos existentes. São eles: o Contrato Unilateral - é o chamado “contrato gratuito”, é aquele em que somente uma das partes envolvidas assume obrigações. Exemplo : contrato de doações; o Contrato Bilateral – é o chamado “Contrato oneroso”, pois envolve duas partes que assumem os respectivos ônus ou obrigações dele decorrentes. Ex: o contrato de aluguel;

o Contrato Administrativo – é o instrumento utilizado pela Administração Pública quando o

acordo é firmado com pessoas ou entidades particulares. Neste contrato a validade está sujeita ao cumprimento de exigências específicas, além dos outros requisitos e formalidades comuns a todos os tipos de contrato. O contrato administrativo se destina a resguardar o interesse público, ou seja, da coletividade.

COMO FAZER?

Na iniciativa privada e na esfera pública o Contrato apresenta, basicamente, o seguinte formato de redação: a) Título: CONTRATO ou TERMO DE CONTRATO; b) Ementa (resumo) do assunto escrito com letras menores que as do texto completo e alinhados à direita do papel. Ex: Contrato de Locação de Imóvel residencial que entre si fazem, de um lado, como LOCADOR , José de Castro, e do outro, como LOCATÁRIO, Antonio Fagundes.

em destaque (negrito) para dar mais visibilidade às responsabilidades e direitos adquiridos por estes.

MODELO ÚNICO: CONTRATO DE LOCAÇÃO DE IMÓVEL RESIDENCIAL :

INSTRUMENTO PARTICULAR DE CONTRATO DE LOCAÇÃO

Contrato de Locação de Imóvel residencial que entre si fazem, de um lado, como LOCADOR, José de Castro , e do outro, como LOCATÁRIO, Antonio Fagundes.

JOSÉ DE CASTRO , brasileiro, casado, comerciante residente nesta cidade, com endereço à Av........., no.........., portador de R.G.no........e do CPF no....., neste instrumento abreviadamente denominado LOCADOR , e ANTÔNIO FAGUNDES , brasileiro, solteiro, economista, residente nesta cidade à Rua....., no....., portador do R.G no...... e do CPF n......., neste ato denominado LOCATÁRIO , têm entre si, justo e contratado, por via deste instrumento e melhor forma de direito, por si e seus sucessores, a qualquer título, o seguinte: CLAÚSULA PRIMEIRA – O LOCADOR é senhor e legitimo possuidor da casa situada na Av. das Palmeiras, n..., no bairro de Amendoeiras, desta cidade do Rio de Janeiro; CLÁUSULA SEGUNDA – Pelo presente instrumento, o LOCADOR dá em locação o imóvel acima descrito, pelo prazo de 1 (um) ano, a contar de 1o(primeiro) de agosto de 2000 e a terminar em 1 o(primeiro) de agosto de 2001, sujeitando-se o LOCATÀRIO à multa convencional de R$50,00 (cinqüenta reais) por dia de atraso na entrega do imóvel, sem prejuízo das medidas cautelares que se impuserem, em juízo ou fora dele, por parte do LOCADOR; CLÁUSULA TERCEIRA – O preço do aluguel é de R$1.200,00 (mil e duzentos reais) pagáveis mensalmente pelo LOCATÁRIO ao LOCADOR , até o dia 5 (cinco) de cada mês seguinte ao vencido, correndo por conta do LOCATÁRIO todas as despesas de consumo d´água e de energia elétrica, assim como os impostos e taxas que incidem sobre o imóvel objeto do presente contrato; CLÁUSULA QUARTA – O LOCATÁRIO obriga-se a conservar o imóvel da forma como ora o recebe, fazendo os consertos e substituições que se fizerem necessários, bem como a

devolve-lo, quando do término da locação, nas exatas condições de conservação e limpeza em que lhe está sendo entregue; CLÁUSULA QUINTA – As benfeitorias úteis e necessárias que porventura vierem deste contrato, serão incorporadas ao imóvel, não cabendo por elas qualquer indenização por parte do LOCADOR; CLÁUSULA SEXTA – A casa objeto do presente instrumento destina-se, exclusivamente, à residência do LOCATÁRIO e de sua família, não lhe sendo permitido, em qualquer hipótese, salvo mediante consentimento por escrito do LOCADOR, cedê-la, transferi-la ou sublocá-la total ou parcialmente; CLÁUSULA SÉTIMA – O^ LOCADOR poderá concordar com a prorrogação do presente contrato por mais um ano, desde que o LOCATÁRIO manifeste sua intenção por escrito, pelo menos 60 (sessenta) dias antes do término da locação; CLÁUSULA OITAVA - Como fiador e principal pagador solidariamente responsável pelo cumprimento de todas as cláusulas aqui estipuladas, até a entrega definitiva das chaves, assina o presente contrato o Sr. JOSÉ DA SILVA XAVIER , brasileiro, industrial, portador do RG n..... e do CPF n...., casado com a Sra. MARIA DO CARMO XAVIER , arquiteta, que como esposa, também assina, na forma da lei, ambos residentes nesta cidade de Vassouras, RJ; CLÁUSULA NONA – O presente contrato obriga as partes, seus herdeiros e sucessores, a qualquer título, ficando eleito o foro da cidade de Vassouras, RJ, com renúncia de qualquer outro que possam vir a ter os contratantes, para dirimir as dúvidas e questões suscitadas. E por estarem assim justos e contratados, assinam o presente instrumento contratual em duas vias de igual teor e forma, e para um só efeito, justamente com as testemunhas abaixo.

Vassouras (RJ), 25 de Julho de 2000.

LOCADOR: JOSÉ DE CASTRO

LOCATÁRIO: ANTONIO FAGUNDES

FIADOR : José da Silva Xavier Maria do Carmo Xavier (esposa do fiador)

Testemunhas: