Gestão Documental: Processos Híbridos na CGU, Manuais, Projetos, Pesquisas de Administração Empresarial

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procedimentos

administrativos

Brasília- 2011

ManualdeProcedimentosAdministrativos

daCorregedoria-GeraldaUnião

Controladoria-GeraldaUnião

Corregedoria-GeraldaUnião

1.1 – ORIENTAÇÕES PARA O CADASTRAMENTO DE DOCUMENTOS NO SGI

COMPETÊNCIAS DE GESTÃO E CONTROLE DAS ATIVIDADES DE CORREIÇÃO

Apresentação

O presente Manual objetiva consolidar as orientações vigentes nesta Corre- gedoria-Geral da União (CRG) para a adequada gestão dos processos e do- cumentos, uniformizando os procedimentos administrativos adotados e pres- tando-se como fonte de consulta a todos os servidores e colaboradores no exercício de suas funções.

Os esforços empreendidos no sentido de reunir em um único documento as normas, orientações e melhores práticas administrativas para a gestão de pro- cessos e documentos objetivam aumentar a eficiência dos fluxos de trabalho da CRG, garantir a qualidade e a segurança na geração e tratamento de informações, além de minimizar dúvidas ou controvérsias relativas aos padrões de trabalho vigentes na Corregedoria-Geral da União.

A efetiva adoção dos procedimentos aqui detalhados ganha importância ainda maior considerando a implantação do Projeto Gestão Eletrônica de Do- cumentos (GED) nesta CRG, nos termos da Ordem de Serviço-CRG n.º 25, de 1º de julho de 2011, e segundo os dispositivos da Portaria-CGU n.º 1.870 e da Ordem de Serviço-CGU n.º 22, ambas de 17 de setembro de 2010.

Neste contexto de modernização tecnológica, a CRG assume uma posição de vanguarda também ao incorporar inovações a seus processos de trabalho (a exemplo da utilização de ementas em alguns documentos), uniformizar procedi- mentos administrativos já vigentes e adotar práticas ambientalmente sustentáveis.

O presente Manual restringe seu escopo à normatização dos procedimentos administrativos adotados rotineiramente na CRG, não esgotando, portanto, a matéria. Ao longo do texto, o leitor encontrará referência aos demais normati- vos vigentes e aos guias, manuais e tutoriais específicos em cada caso.

Os materiais de consulta relativos à implantação do Projeto Gestão Eletrônica de Documentos na CRG estão disponíveis na IntraCGU, menu Correição>GED. O Sistema de Gestão de Informações (SGI) dispõe ainda de tutoriais para apoio ao usuário, acessíveis por meio do ícone ou do menu Ajuda do Sistema.

Nos casos em que o SGI apresentar problemas, o usuário deverá copiar a tela contendo a mensagem de erro (comando “Print Screen” e após “Control + C”) e encaminhá-la para o correio siinf@cgu.gov.br. Após a análise do pro- blema, a Diretoria de Sistemas e Informação (DSI) encaminhará resposta ao usuário. Para a apresentação de sugestão de melhoria ao sistema, deve-se encaminhar mensagem detalhando a sugestão para o correio gabcrg@cgu. gov.br, indicando-se no campo assunto: Sugestão – Melhoria SGI.

Procurando garantir a qualidade e a atualidade dos procedimentos adminis- trativos tratados neste Manual, a Ordem de Serviço-CRG n.º 25/2011 prevê a sua revisão periódica por Grupo de Trabalho constituído por representantes das Corregedorias-Gerais Adjuntas e do Gabinete da CRG, com o objetivo de incorporar sugestões de melhoria e inovações tecnológicas implantadas

no período. Para contribuir neste processo, o leitor é convidado a encaminhar suas sugestões para o correio gabcrg@cgu.gov.br, indicando no campo as- sunto: Sugestão - Manual de Procedimentos Administrativos CRG.

1. CONCEITOS

Com a implantação do GED, nos termos da Ordem de Serviço-CRG n.º 25/2011, a CRG passa a adotar o processo híbrido ou eletrônico como padrão.

Como exceção a esta regra, continuarão a tramitar na forma de processo físico (em papel):

a)Os processos administrativos que se encontrarem em curso na data de im- plantação do GED;

b)Os procedimentos disciplinares instaurados no âmbito da CGU, de caráter punitivo ou investigativo, relacionados nos incisos I a V do art. 4º da Portaria- CGU nº 335/2006, bem como as sindicâncias celetistas;

c)Os processos administrativos classificados como sigilosos, em qualquer grau; e

d)Os processos administrativos que venham a ser objeto de trâmite para algu- ma das Controladorias-Regionais da União nos Estados.

Cabe registrar que, para melhor distinção, este Manual adota o termo “pro- cesso disciplinar” para tratar de procedimentos disciplinares instaurados no âmbito da CGU, de caráter punitivo ou investigativo, relacionados nos incisos I a V do art. 4º da Portaria-CGU n.º 335/2006, bem como das sindicâncias ce- letistas. Já o termo “processo administrativo” refere-se aos autos dos processos instaurados para outros fins que não a condução de procedimento disciplinar, a exemplo dos processos administrativos de acompanhamento, de inspeções correcionais, de apurações de denúncia, dentre outros.

A Ordem de Serviço-CGU n.º 22/2010 apresenta ainda os seguintes conceitos:

DOCUMENTO ORIGINALMENTE FÍSICO: documento expedido e assina- do em meio físico (papel). O documento tem validade em meio físico, mas pode ser digitalizado para a inserção da cópia digital em um pro- cesso híbrido.

Processo

Capítulo 1 - Processo

Os documentos originalmente eletrônicos que venham a constituir o processo não devem ser impressos ou guardados no Protocolo Setorial.

Todo o conteúdo do processo híbrido (documentos eletrônicos e a ver- são digital dos documentos físicos) é acessado em meio eletrônico, no SGI. Da mesma maneira que o processo eletrônico, o processo híbrido pode ser acessado nas diferentes consultas existentes no SGI, selecio- nando-se o NUP desejado. A visualização das peças do processo ape- nas é possível se o mesmo encontrar-se na carga pessoal do servidor ou na carga de sua unidade.

• Os titulares e substitutos das unidades da CGU podem ainda visualizar as peças dos processos híbridos e eletrônicos que estejam na carga de sua unidade ou de unidades vinculadas. Esta consulta, mediante menu Protocolo>Consultas>Consulta de Processo/Documento do SGI, permite a análise dos autos pelo titular da unidade, sem que o proces- so seja tramitado para ele. Ressalte-se que a autoridade pode apenas consultar o processo; para a adição de peças, o processo deve estar na carga da unidade ou na carga pessoal do usuário.

Para a guarda de documentos físicos registrados (com NUP), que sejam digi- talizados e anexados a um processo híbrido, o Protocolo Setorial da unidade responsável constituirá AUTOS FÍSICOS DO PROCESSO HÍBRIDO. Estes autos di- vergem dos autos dos processos físicos nos seguintes aspectos:

AUTOS DO PROCESSO FÍSICO AUTOS FÍSICOS DO PROCESSO HÍBRIDO

São constituídos pela totali- dade das peças do processo.

São constituídos apenas pelos do- cumentos originalmente físicos (com NUP) - assinados em papel e registra- dos como documentos físicos - que compõem o processo híbrido.

Não há a possibilidade de visualização das peças em meio eletrônico, por meio de consultas do SGI.

Todas as peças do processo híbrido

• inclusive os documentos físicos que foram digitalizados - podem ser visuali- zadas em meio eletrônico, através das consultas do SGI.

Capítulo 1 - Processo As folhas são numeradas em ordem sequencial. O proce- dimento de numeração e carimbo de verso em branco é realizado manualmente pelo responsável pelo processo.

O processo híbrido recebe numeração sequencial de folhas em meio eletrô- nico. A numeração é controlada de forma automatizada pelo SGI. Nos autos físicos do processo híbrido, a numeração de páginas não é sequen- cial, já que ali são inseridos apenas os documentos originalmente físicos (com NUP) do processo - assinados em papel e registrados como documento físico. Cada documento receberá a mesma numeração que foi atribuída à sua versão digital, adicionada ao processo híbrido.

Os autos do processo físico ficam na posse do servidor ou unidade responsável por sua carga e são tramitados manu- almente. Apenas o registro e o controle do trâmite são reali- zados no SGI.

O processo híbrido (versão eletrônica) fica na posse do servidor ou unidade responsável por sua carga e seu con- teúdo é acessado via SGI. Já os autos físicos do processo híbrido permanecem guardados no Protocolo Setorial ao qual se vincula a unidade res- ponsável pela carga do processo híbrido (no caso de todas as unidades da CRG, trata-se do Protocolo Setorial CRG). O SGI permite o trâmite dos autos físicos apenas entre unidades proto- colizadoras (que têm competência para a guarda destes autos). Entre as unidades finalísticas tramita, em meio eletrônico, apenas a versão eletrônica do processo híbrido. *Os procedimentos apresentados nesta tabela são detalhados no Capítulo III – Fluxos de Trabalho

2 – CASOS DE UTILIZAÇÃO DOS TIPOS DE PROCESSO

A Ordem de Serviço-CRG n.º 25/2011 estabelece que, conforme cronogra- ma de implantação disponível na IntraCGU, menu Correição>GED, passam a vigorar os seguintes critérios para a gestão dos processos administrativos da CRG:

Capítulo 1 - Processo

• Vale ressaltar que se enquadram no item 2 os processos administrati- vos de inspeção correcional constituídos e conduzidos no âmbito da CRG. Aqueles que venham a ser constituídos e/ou conduzidos por Nú- cleo de Ação de Correição (Nacor), devem ser autuados em meio físi- co (papel), inserindo-se na categoria de processos administrativos que venham a ser objeto de trâmite para alguma das Controladorias-Regio- nais da União nos Estados, até que a Gestão Eletrônica de Documentos esteja implementada nessas Unidades.

DOCUMENTOS A SEREM REGISTRADOS (RECEBER NUP) A PARTIR DA IM-

PLANTAÇÃO DO GED:

1. Se o documento for originalmente físico, deve-se solicitar o seu registro, mediante “Despacho para Registro” elaborado e assinado em papel.

• A autoridade competente poderá determinar que, após o registro, proceda-se à autuação do documento físico e sua conversão em pro- cesso híbrido, mediante “Despacho para Autuação e Conversão em Processo Híbrido” elaborado e assinado em papel.

2. Se o documento for originalmente eletrônico, deve-se solicitar o seu registro mediante o menu Protocolo>GED>Solicitar Registro de Proces- so/Documento Eletrônico, do SGI.

• Vale ressaltar que os documentos classificados como sigilosos, em qualquer grau, devem ser registrados, autuados e tramitados exclusiva- mente em meio físico (papel).

HIPÓTESES DE CONVERSÃO DE PROCESSO FÍSICO OU ELETRÔNICO PARA

PROCESSO HÍBRIDO:

1)Sempre que ocorrer a juntada por apensação de um processo eletrô- nico ou híbrido a um processo físico, é necessária a prévia conversão do processo físico para processo híbrido.

Capítulo 1 - Processo

2)Sempre que ocorrer a juntada por anexação de um documento ele- trônico (com NUP) a um processo físico, é necessária a prévia conver- são do processo físico para processo híbrido.

3)Sempre que ocorrer a juntada por anexação de um documento físico (com NUP) a um processo eletrônico, a conversão do processo eletrôni- co para processo híbrido é realizada de forma automatizada pelo SGI.

Informações acerca dos procedimentos administrativos a serem ado- tados em cada caso são detalhadas no tópico 2 – Fluxo de Tramitação de Do- cumentos do capítulo III. Os modelos de despacho estão disponíveis no menu NumDoc>Minuta>Buscar Modelo, do SGI.

3 – DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

É permitida a extração de cópia digital de processos disciplinares e demais documentos, protegidos ou não por sigilo. Para tanto, o servidor ou colabora- dor responsável pode:

1 - utilizar os scanners disponíveis nas unidades da CRG, ou

2-solicitar a digitalização ao Protocolo Setorial/CRG. Neste caso, deve-se com- parecer à sala de digitalização para a entrega dos autos e definição do pra- zo, do tipo de digitalização e da forma de restituição da cópia digital.

Sala de Digitalização/PROTSET Local: sala S-35, subsolo do Bloco A da Esplanada dos Ministérios Horário de atendimento: 9h às 12h e 14h às 17h Telefone: (61) 2020 7563

ORIENTAÇÕES PARA A DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS:

Na digitalização de documentos para adição a processo híbrido deve- se optar pela geração de arquivo do tipo PDF Pesquisável, o qual per- mite a localização de palavras-chave e a seleção de texto para uso dos recursos “copiar” e “colar”.

Capítulo 1 - Processo

c)o sistema aceita arquivos com até 10 MB de tamanho. Caso o arqui- vo a ser adicionado exceda a este limite deve ser particionado em ar- quivos que atendam ao limite de tamanho. Para tanto, pode-se utilizar o software “PDF Split and Merge”, programa homologado pela DSI que pode ser instalado no computador do usuário, mediante solicitação à Central de Atendimento (ramal. 2020 6767).

*Em caso de dúvidas com relação à operação do programa Cute PDF, consulte o guia Orientações - Sistema Acesso, Cute PDF e Notificador SGI, na IntraCGU>Correição>GED.

4 – ASSINATURA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

A Portaria-CGU n.º 1.870/2010 modelos estabelece que, no âmbito da CGU:

• Os documentos produzidos no SGI poderão ser aprovados e assinados eletronicamente, sendo que esta assinatura eletrônica dá-se por meio de nome de usuário e senha dos servidores cadastrados no SGI.
• Estes documentos são considerados autênticos, íntegros e válidos juri- dicamente no âmbito da CGU e terão como anexo obrigatório a folha de assinaturas de todos os aprovadores, com código de autenticação.
• A autenticidade de tais documentos pode ser verificada por meio do código de autenticação, utilizando-se o menu Protocolo>GED>Verificar Autenticidade, do SGI.
• A cópia impressa em meio físico de documento assinado eletronicamen- te deverá conter folha de assinatura e código de autenticação, poden- do ser aposta assinatura física se desejado. Entretanto, a aposição de assinatura física não confere autenticidade ao documento, permane- cendo a necessidade de conferência do código de autenticação.

Para assinar-se eletronicamente um documento, é necessário cadastrá-lo e aprová-lo no SGI, utilizando-se as funcionalidades do menu NumDoc>Minuta.

Como exceção a esta regra, o usuário poderá utilizar chave de certifica- ção digital para assinar o documento eletronicamente. Neste caso, deverá utilizar o SGI somente para a numeração do documento (mediante Módulo NumDoc>Numerar Documentos).

Os procedimentos para tanto são detalhados no capítulo III, tópico 1 – Fluxo de Aprovação de Documentos.

Este capítulo destina-se a padronizar a utilização e a formatação dos docu- mentos produzidos na Corregedoria-Geral da União (CRG).

Observe-se que as determinações e prescrições apontadas devem ser esten- didas a todos os documentos produzidos na CRG, com a exceção daqueles confeccionados no âmbito de processos disciplinares, conforme definição apresentada no Capítulo I - Processo.

Serão abordados os documentos destinados a realizar relatos, expressar análi- ses, efetuar determinações e realizar comunicações, sendo vedada a prática destes atos por meio de instrumentos diversos.

1– ESPÉCIES E UTILIZAÇÃO

1.1. NOTA TÉCNICA

As Notas Técnicas são documentos formais destinados a expressar entendi- mento acerca de determinada matéria. Devem ser utilizadas sempre que se realize análise de mérito do processo administrativo, isto é, sempre que sejam debatidas e apresentadas conclusões sobre as questões fundamentais, de fato ou de direito, acerca do assunto tratado nos autos.

Seus usos mais comuns nas atividades fins da CRG são relacionados à:

• análise sobre a necessidade de acompanhar deslinde de determinada providência correicional;
• avaliação da necessidade de adoção de providência correicional, tais como instauração, avocação ou anulação de procedimento;
• verificação de regularidade no transcurso de procedimento disciplinar;
• manifestação quanto à atividade correicional de Unidade do Sistema de Correição do Poder Executivo Federal (SisCor); e
• avaliação sobre o atendimento de recomendação de Inspeção.

As Notas Técnicas não devem ser utilizadas, portanto, para a realização de meros relatos ou mesmo para a análise de questões incidentais como, por exemplo, verificação sobre se determinada prestação de informações foi in- completa.

Documentos

Capítulo 2 - Documentos

Sempre que constituir um processo híbrido ou eletrônico, este tipo de documento deve ser produzido e assinado em meio eletrônico. Dessa forma, como será visto no Capítulo III - Fluxo de Trabalho, desde sua primeira versão, a Nota de Instrução deve ser cadastrada, revisada e aprovada no SGI (mediante módulo NumDoc>Minuta).

Caso a Nota de Instrução venha a compor um processo físico (em pa- pel), é opcional a aprovação e a assinatura eletrônica por meio do SGI; devendo-se observar os dispositivos da Portaria-CGU n.º 1.870/ (tópico 4 - Assinatura de Documentos Eletrônicos, do Capítulo I).

1.3. DESPACHOS

Com a implantação do GED, o ato/documento denominado despacho passou a agregar diversas manifestações com diferentes finalidades.

Dessa maneira, neste tópico serão abordados os diferentes tipos de despachos e suas funções, conforme tabela sintética:

Tipo de Despacho

Suporte Conteúdo

Local em que é Exarado

Seleção da opção “Deseja adicionar o texto na folha de assinaturas”

Recebimento de numera- ção específica

De mero enca- minhamento

Doc. Eletrônico

Livre

Campo “despacho” da tela de cadastramento / aprovação de minuta do SGI

Não Não

De aprovação ou não aprova- ção

Doc. Eletrônico

Conforme Manual

Campo “despacho” da tela de cadastramento / aprovação de minuta do SGI

Sim Não

Doc. Físico

Conforme Manual

No próprio documento ou em folha subsequente

Não se aplica Não

Fundamentado

Doc. Eletrônico

Similar à Nota Técnica

Em documento eletrônico próprio

Não se aplica

Sim – módulo Minuta do SGI

Doc. Físico

Similar à Nota Técnica

Em documento físico próprio

Não se aplica

Sim – módulo NumDoc do SGI

Que determina providência administrativa

Doc. Eletrônico

Modelo SGI

Em campo da tela de trâ- mite de processo, no SGI

Sim Não

Doc. Físico Modelo SGI

Em formulário específico, em papel

Não Não

1.3.1. DESPACHO DE MERO ENCAMINHAMENTO

Após o registro de minuta no SGI, e após cada assinatura aposta na minuta, como será visto no capítulo III - Fluxo de Trabalho, deve-se encaminhá-la às autoridades responsáveis pela aprovação ou pelas demais assinaturas do do- cumento, conforme o próprio fluxo de aprovação definido.

O encaminhamento será acompanhado desta espécie de despacho, a ser registrado no campo “despacho” do Sistema. Atualmente, é obrigatório o pre- enchimento deste campo.

Trata-se de manifestação, sem formalidade prescrita, destinada apenas a in- formar a remessa e eventual circunstância específica, não devendo integrar o processo (físico, híbrido ou eletrônico). Assim, deve-se atentar para que não se assinale a opção “Deseja adicionar o texto na folha de assinaturas” quando do registro deste despacho no SGI.

Neste caso os despachos não necessitam de numeração própria, não sendo cadastrados como minuta ou documento autônomo no SGI.

Observe-se, por fim, que não se cogita a existência de cadeia de aprovação para este tipo de despacho.

1.3.2. DESPACHO DE APROVAÇÃO OU NÃO APROVAÇÃO

As aprovações de documentos por pessoa distinta do signatário devem ser re- alizadas por despacho. Neste caso os despachos não necessitam de numera- ção própria, não sendo cadastrados como minuta ou documento autônomo no SGI.

Deve-se atentar para o fato de que, neste tipo de despacho, não se cogi- ta complementação da fundamentação da nota submetida à aprovação ou sua não aprovação mediante despacho que permita à nota integrar o