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Como administrar o seu tempo
1- Introdução
A administração do tempo pode ser definida como uma forma mais eficiente e eficaz, na otimização de tarefas durante um determinado período ou dia, é feito através de um plano de utilização e controle de tarefas, serviços ou de necessidades pessoais, e deve atender às necessidades específicas do indivíduo. O tempo é pessoal e intransferível, ele não pode ser adequado para todos, ele deve ajustar-se a situações em constante mudança. Com objetivos claros, tarefas planejadas, levando-se em conta as prioridades e os cuidados, a utilização de diários, listas, você saberá exatamente o que está fazendo, quando, por que , como e por quanto tempo, como conseqüência, você terá o tempo sob controle, em vez de ele exercer controle sobre você. O plano da administração do tempo, envolve estágios e varia de acordo com as circunstâncias que envolvem cada um, embora cada pessoa tenha sua maneira de tratar o assunto , faz parte da definição do tempo mensurável. É importante ter em mente que você deve seguir as etapas em uma seqüência lógica de prioridades, e Identificar, eliminar ou reduzir consideravelmente, as atividades que geram desperdício de tempo. Objetive e avalie os aspectos pessoais, profissionais e departamentais da empresa, de forma a saber o que vai fazer e onde.
2 - Os 10 mandamentos da Administração do Tempo
1- Analisar sua carga de trabalho Organize-se através de registros diários como você atualmente despende do seu tempo durante um determinado período, avalie esse tempo, de forma sensata e correta, marcando os pontos em que poderiam ser implementadas as melhorias.
2- Organizar-se Priorize às suas tarefas de acordo com a importância e a urgência das mesmas, registre as atividades planejadas, incluindo os dias, semanas e meses. Organize o local de trabalho de modo que todo esse material seja de fácil manuseio.
3- Objetive-se É importante estar ciente dos objetivos pelos quais você está trabalhando, uma grande parte da administração do tempo diz respeito à tomada de decisões; o que fazer, o que não fazer, quais as tarefas a serem realizadas em primeiro lugar, quais podem ser delegadas a outros, eles se dividem em:
3.1 – Objetivos específicos Você precisa saber exatamente o que deve ser feito e onde, qual é exatamente a sua função, as suas tarefas e obrigações, alem dos objetivos de seu departamento. Quanto maior o nível de conhecimento , mais acertadas serão as decisões quanto à administração do tempo.
3.2 - Objetivos Realistas Os objetivos também devem ser alcançáveis ; por você, pelo seu departamento ou pela própria empresa. Deverá haver concordância dos recursos disponíveis, incluindo o tempo. Os objetivos pessoais, do departamento e da empresa deverão encaixar-se e completar-se entre si, evitando conflitos
de interesses, que tornarão qualquer tomada de decisões muito mais difícil, quando não impossível.
3.3 - Objetivos Realizáveis É preciso saber quando as incontáveis tarefas e obrigações devem ser realizadas e concluídas, e quais as datas marcadas para o cumprimento dos objetivos gerais. Isso ajuda a colocar de modo claro todas as coisas dentro de uma perspectiva, dando uma sensação de ordem, que será de grande benefício assim que seu plano de administração do tempo estiver sendo desenvolvido e posteriormente até redimensionado.
3.4 - Objetivos Mensuráveis Os objetivos devem vir colocados em uma escala, a fim de que você possa observar se foram alcançados inteiramente e em tempo hábil e quando necessário, verificar se você está à deriva em relação a eles. Você precisa ter suficientes detalhes acerca dos objetivos, para que possa avaliar seu próprio desempenho. Os objetivos devem ser propostos em termos quantitativos número de unidades a ser produzido em um determinado período, vender certa quantidade em um tempo específico. Isso tornará mais simples avaliar o sucesso ou o fracasso.
4 - Delegue tarefas Outras pessoas são tão capazes e competentes na realização de tarefas tão bem quanto você, economizando, tempo e te liberando para desenvolver novas tarefas de forma adequada e dentro do cronograma.
5 - Comprenetre-se nas reuniões Você deve estar preparado a agir de modo competente durante reuniões formais ou informais, durante as pausas para café ou almoço, e em qualquer situação haja com sobriedade, reflita antes de expor suas idéias e opiniões, aprenda a ouvir e refletir.
6 - Controle o desperdício de tempo Há várias atividades que geram desperdício de tempo, sobre as quais você precisa estar ciente e as quais deve saber enfrentar, você deve ser capaz de lidar com interrupções de pessoas ou de chamadas telefônicas e às vezes, ser requisitado para resolver problemas de outros. Ao reavaliar por completo sua carga de trabalho, ao delegar algumas tarefas a determinados funcionários e diminuir as ati vidades improdutivas, você reduz a solicitação liberando, assim, parte de seu tempo. Com menos pressão e tensões, suas oportunidades de relaxar podem auxiliá-lo a recuperar suas energias tem, obviamente, ter um efeito de impulsão sobre seu trabalho
7- Organize um registro diário Divida o tempo disponível, sabendo o que fazer com ele, estime a duração do tempo de trabalho, divida o tempo, registre todas as atividades, reavalie o seu tempo, você deve somar o número exato de horas trabalhadas. Pense em como utilizar esse tempo para o seu benefício, aprenda a relaxar e desfrutar o seu tempo de lazer e recupere as energias, de forma a estar pronto para retornar ao trabalho e dedicar-se a ele cem por cento.
8 – Haja com maior transparência Se um plano que se espera seja bem-sucedido e desenvolvido, será exigido com freqüência uma mudança total quanto às atitudes de um indivíduo, uma reavaliação completa em tudo o que se realizou ante riormente, os objetivos devem ser definidos, reavaliadas as tarefas e escalas de tempo, modificadas as práticas de trabalho e tudo com base na administração do tempo.
9 – Estabeleça bons hábitos
4.2 – Execute Planos Diários - um plano diário tem um papel importante na administração eficiente do tempo, pois o sucesso depende amplamente do planejamento de seu trabalho e, em seguida, do trabalho com base em seu plano! Uma vez definida a natureza de cada uma de suas atividades, você pode criar seu plano próprio e exclusivo, empregando vários itens, como os descritos a seguir:
4.2.1- Agendas - Ter uma agenda de mesa é uma idéia sensata, as agendas de bolso podem também servir de apoio, bem como alguns assiste ntes (que também deverão ser liderados). As informações precisam ser bem detalhadas — quem, o que quando, onde, por que, como — pois geralmente é difícil lembrar com exatidão, no momento presente, o que você combinou fazer a algum tempo. Anote tudo a lápis, de forma a poder fazer alterações se e quando necessário. Verifique as agendas com regularidade.
4.2.2 - Etiquetas adesivas - Sem dúvida, você irá achar útil ter à mão um estoque de etiquetas adesivas (aquelas amarelinhas), nas quais você pode rascunhar anotações, lembretes etc. Logo após você ter escrito, elas podem ser coladas no cronograma de parede, em sua mesa ou na sua agenda, para consulta posterior, ou talvez para que você escreva com mais detalhes em outra ocasião e de maneira mais conveniente se tais informações ainda forem importantes. 4.2.3 – Listas - Pode ser de grande utilidade elaborar listas diárias de controle, que possam auxiliá-lo de modo efetivo quanto ao volume de trabalho. Essas listas devem ser conferidas em três etapas: na noite anterior , no próprio dia, na manhã seguinte
4.2.4 - Na noite anterior - Faça uma lista de controle das atividades do dia seguinte ao final do dia de trabalho. Anote reuniões, entrevistas, compromissos e tudo o que tiver sido definido, com os respectivos horários de início e término. Faça também anotações paralelas de outras tarefas que devem ser executadas — leituras de relatórios, chamadas telefônicas ou a redação de correspondência ou coisa parecida — dividindo-as em três categorias: “tarefas urgentes”, “tarefas importantes” e “tarefas possíveis”, de acordo com a ordem de urgência ou importância.
4.2.4 - No próprio dia - Trabalhe valendo-se de sua “lista de atividades”, efetuando um item de cada vez, iniciando com o mais urgente/importante e seguindo em ordem decrescente. Tente concentrar-se totalmente nessa primeira tarefa, executando-a da maneira melhor e mais rápida possível, em vez de passar rapidamente de uma a outra, fazendo todas de modo incompleto. Assinale cada tarefa finalizada e procure não voltar a ela, marque destacadamente qualquer atividade nova que surja durante o dia, de acordo com seu grau de urgência ou importância.
4.2.5 - Na manhã seguinte - Ao final do dia, ou na primeira hora da manhã seguinte , faça uma revisão do que foi executado e prepare a lista de controle do dia seguinte. De modo algum fique protelando as tarefas urgentes e importantes, pois isso pode mostrar que você superestima quanto pode fazer em um dia, ou não está administrando como deve o seu tempo. Algumas das “tarefas possíveis” podem ser adiadas mas, no dia seguinte, dê a elas uma prioridade maior, para evitar que permaneçam nessa mesma posição até você descobrir que deveriam ter sido feitas semanas antes!
5 - Como delegar com tarefas
Delegar tarefas é parte integrante de um plano eficiente de administração do tempo, é necessário saber delegar, você precisa saber como distribuir atividades e superar os problemas a elas atinentes e isso de modo a saber a hora certa de passar ou não tarefas a funcionários juniores. Uma definição clara e exata de delegar: “é o processo de transmitir certas tarefas e obrigações de uma pessoa para outra; em geral, de um superior a um subordinado. Aquele que recebe o
poder delegado tem autoridade suficiente para concluir o trabalho de modo satisfatório, mas aquele que “delega fica com a total responsabilidade pelo seu êxito ou fracasso”.
Vantagens - ao delegar trabalho a outras pessoas, parte de seu tempo ficará livre, de forma a permitir que você concentre suas habilidades e esforços em problemas mais urgentes e/ou mais importantes. Faz também com que seus subordinados possam desenvolver suas capacidades, considerando-os dignos de confiança e profissionalmente maduros, criando também maior satisfação no trabalho. Devem ser encontradas, também, novas idéias e formas de abordagem quanto a métodos antigos. Isso aumenta o estímulo e traz motivação à equipe, caso cada participante saiba que você quer oferecer-lhe espaço para se desenvolver, para alcançar mais êxito e desenvolvimento.
Desvantagens - ao se delegar tarefas, podem surgir inconvenientes, pelo simples fato de elas não serem desempenhadas com a suficiente dedicação ou seriedade. O que mais se nota é que quem delega, transmite o trabalho, mas não a autoridade, pois está com medo de confiar à tarefa para outros. Talvez isso signifique que ele não seja mais necessário. É possível que a pessoa que recebeu a tarefa execute-a de maneira mais rápida e melhor. Assim, aquele que delegou a tarefa ficará constantemente interferindo e verificando o que está sendo feito, criando incômodos e desperdiçando o tempo (de duas pessoas). Com freqüência, são transmitidas apenas as tarefas mais maçantes ou as mais desagradáveis, o que também causa indignação. Além disso, às vezes, aquele que transmite as tarefas escolhe os funcionários errados para executar determinadas atividades — entrega-se o trabalho a quem estiver mais disponível, sem se preocupar com o fato de a pessoa estar apta ou não a fazer essas atividades. O questionário que vem a seguir pode ajudá-lo a concluir se está delegando de modo correto ou não.
6 - Como distribuir atividades
A fim de evitar possíveis incômodos na delegação de tarefas, é vital que se façam considerações e que se dê atenção à distribuição de atividades, vários aspectos precisam ser examinados, em especialmente: . 6.1 - As atividades delegadas - não existem regras rígidas e fixas a respeito disso, uma vez que essas dependem muito de especiais circunstâncias. Liste suas tarefas e em seguida decida você mesmo quais devem ou não ser delegadas atualmente. É de se esperar que tais atividades transmitidas sejam completadas, umas com as incumbências a elas inerentes, outras que serão desenvolvidas e elaboradas a partir das habilidades do funcionário que as assumiu, devendo existir critérios claros em comparação com os quais o desenvolvimento possa ser avaliado. Procure sempre evitar transferir novas tarefas em circunstâncias nas quais as práticas de trabalho eficientes ainda não tenham sido totalmente implementadas. Do mesmo modo, não delegue atividades pertencentes ao cerne de seu trabalho, como aquelas que envolvam o planejamento ou o desenvolvimento de idéias confidenciais. Os assuntos delicados e/ou litigiosos (como os procedimentos disciplinares e de justiça) devem ficar com você. Uma coisa tão importante quanto isso — se não for mais — é: jamais transferir todas as tarefas enfadonhas e banais que você abomina de verdade àquele subordinado que as detesta da mesma forma, e que irá detestar igualmente aquele que as passou para ele.
6.2 - O tempo para as tarefas - é um fator decisivo quando se escolhem as atividades a se delegar. É evidente que você quer aproveitar mais do seu tempo disponível nas tarefas mais importantes e menos nas de importância menor. Assim, considera-se sensato delegar as partes de seu trabalho que irão ocupar seu tempo, mas que não são particularmente importantes. Esteja
6.3.5 – Saber organizar seu ambiente de trabalho - Seu ambiente de trabalho deve ser planejado de modo a ficar convidativo (dentro do possível), para que você possa utilizar seu tempo da maneira mais eficiente e efetiva. Mais especificamente, você precisa pensar em termos de:
. É de se esperar que seu ambiente de trabalho seja planejado de tal modo que os equipamentos, o maquinário e o material utilizados com mais freqüência estejam à mão. Talvez seja útil elaborar uma lista em ordem de utilização, com vários itens, especificando a seguir uma ordem dentro de sua área de trabalho “ideal”. É óbvio que nem sempre é possível deixar tudo por perto — a máquina copiadora da empresa não pode ser reposicionada para atender às suas necessidades pessoais. Nesse caso, procure agrupar as atividades que envolvam o uso de Xerox (ou qualquer outra atividade que venha a ser repetida no decorrer do dia), e execute-as todas na mesma ocasião. Desse modo, você só vai precisar subir três lances de escada uma só vez, em lugar de duas, três ou quatro vezes que certamente irão fazê-lo perder seu tempo. Você deve empenhar-se em manter sua mesa sempre limpa e arrumada, mantendo a seu lado somente aqueles papéis relacionados às tarefas mais importantes. O restante deve ser posicionado em arquivos, lembretes de mesa etc. Isso possibilita a concentração exclusiva sobre o trabalho a ser executado. Uma mesa confusa e desorganizada torna mais difícil localizar itens que precisem ser encontrados rapidamente, podendo levá-lo a sentir se em constante tensão e desgaste, como se estivesse perdendo o controle. E você vai acabar por perder o controle! Seu ambiente de trabalho deve ser seguro e higiênico, se você quiser trabalhar com empenho e corretamente, completando suas tarefas com êxito e dentro do horário. Um escritório iluminado e ventilado é um ambiente agradável de trabalho, que incentiva a dar continuidade às tarefas. Locais mal-iluminados e sem vida causam constrangimento e distração, refletindo em rendimento menor. Além de poder causar acidentes e doenças — uma dispensa por doença é tempo desperdiçado. O questionário permite que você verifique se encontra em um ambiente seguro e saudável. Caso contrário, tente mudá-lo para melhor.
6.3.6 – Saber ler e interpretar de forma eficaz - É importante que você consiga lidar de forma eficiente com os inúmeros memorandos, relatórios, faxes, cartas e outros documentos que vêm até sua mesa todos os dias. Provavelmente o método que mais poupa tempo ao se fazer isso é você ou um assistente estabelecerem prioridades quanto ao material impresso.
6.3.7 – Estabelecer um plano de Metas - comece por identificar o que você quer comunicar a partir desse memorando, carta, tenha sempre em mente qual o objetivo deve ser informado. Essa identificação pode também ajudá-lo a decidir se deve escrever ou apenas dar um telefonema ou se prefere uma abordagem mais imediata e pessoal, e ainda se você quer um relatório claro, por escrito, a oportunidade de discutir determinados pontos. Certifique-se de estar totalmente familiarizado com o que é pertinente ao assunto, mostrando que você leu, de fato, o relatório, ou sabe quando a fatura foi emitida e devia ser paga Faça então uma observação a respeito de cada item que precise ser incluído em sua correspondência. Não se preocupe muito com o layout, com a ordem ou com as frases concentre-se apenas em redigir o que vier à sua mente. Nessa etapa, é melhor incluir algo irrelevante do que se esquecer de algo relevante.
7 - Como organizar as reuniões conduzir reuniões
Toda reunião deve ser planejada com cuidado, a fim de que seja produtiva e bem organizada em termos de tempo. Por que foi marcada? Quais os objetivos? Quem participa da reunião? Quando deve ser efetuada? Adote os seguintes procedimentos, aponte o problema, mostre alternativas, ofereça a solução Ela precisa ser efetuada por algum motivo específico, não por ser costume.
Considere as alternativas — talvez ler um relatório departamental traga os mesmos efeitos, mas despende menos tempo. É importante abordar um número limitado de tópicos, de forma que se concentre a atenção por completo, por um período curto, mas intenso. Deve ser de comum acordo e todos devem agendá-la com antecedência. Deve ser providenciada uma ordem do dia para cada participante, fornecida entre 24 a 48 horas antes do início da reunião. Esse documento deve definir o motivo da reunião, bem como a data e os horários de início e término. Considera-se sensato iniciar a reunião relativamente próxima à hora do intervalo para café, almoço ou ao final do dia, pois se trata de horários que naturalmente levam à conclusão pontual dessas reuniões. O local, os nomes dos participantes e os tópicos a serem discutidos (possivelmente com seus horários aproximados) também devem estar inclusos.
8 - Como conduzir reuniões
É importante que você saiba fazer o bom uso do convívio com os colegas, de forma correta e competente e saiba lidar com reuniões informais e as formais, possivelmente com os chefes de departamento. É importante que todas as reuniões sejam cuidadosamente agendadas, e com pautas de discussão, e sejam realizadas em cronogramas a serem estabelecidos previamente, se não for assim, elas acabam desestabelecendo seu plano de tempo e da sua equipe. Importante, calcule o tempo do início e do término e mantenha-se dentro do cronograma. Procure sempre garantir que tenham uma organização adequada,seja conduzida de forma eficiente e correta , e que a participação de todos sejam positivas.
9 - Como conduzir-se durante as reuniões
Para ajudá-lo a manter-se dentro do cronograma, pré estabeleça as pautas dos assuntos a serem discutidos e qual a ordem de prioridade. Planeje os pontos a serem discutidos, as perguntas que você deseja fazer, e tudo mais que você pré estabeleceu para a pauta da reunião. Foque as perguntas e pontos a serem abordados, e evite que a pessoa se desvie do assunto. Faça referência ao tempo com certa regularidade, para mostrar que é importante - “Vamos encerrar isto em dez minutos” ; “Precisamos avançar” etc.
10 - Como conduzir-se depois das reuniões
Inclua intervalos curtos, entre as várias reuniões, a fim de que você possa tomar providências quanto a algo que eventualmente precise ser feito, acrescentar anotações em sua agenda ou algo parecido e para tomar café, ir ao sanitário ou para que você simplesmente recupere as energias.
Texto extraído e adaptado por Engenheiro Jorge Paulino, da Coleção Você S.A – Publicado pela Editora Nobel
Título original: Managing Your Time. - Administre seu tempo/Iain Maitland; tradução Maria Cristina Fioratti Florez e Giorgio Cappelli. — São Paulo: Nobel, 2000.
