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Administração do Tempo, Notas de estudo de Administração Empresarial

Sobre administração do tempo

Tipologia: Notas de estudo

2015

Compartilhado em 05/10/2015

raul-doro-12
raul-doro-12 🇧🇷

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Administração do Tempo

Introdução

A maioria das pessoas reclama da falta de tempo que dispõe para suas atividades diárias

devido à enorme carga de tarefas que tem para executar.

O que ocorre é que as pessoas quando aprendem em um curso acadêmico, ou mesmo

ingressam de alguma forma em uma função, profissão, são sempre instruídas sobre “O que”

fazer sendo ignorado o modo como se fazer o trabalho, principalmente aos detalhes que fazem

o diferencial para se obter uma maior eficiência e eficácia. Não basta ser especialista no que se

faz, é que preciso ter noções da melhor maneira de realizar o trabalho.

Como administrar melhor o seu tempo?

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ORGANIZE UMA AGENDA DO TEMPO.

Para identificar com precisão como você ocupa o seu tempo, faça uma agenda,

dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Pois não

podemos controlar nosso tempo se não sabemos exatamente como o estamos utilizando.

Geralmente somos levados a achar que sabemos como utilizamos nosso tempo, mas nem

sempre isso é verdade. O princípio básico para utilizar bem o tempo é priorizar as tarefas

realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para

executar depois das mais fáceis!

Avaliar a forma como utilizamos nosso tempo é o primeiro passo que devemos dar, e

após isso questionar: Os resultados seriam melhores se eu pasasse o meu tempo trabalhando

em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais

freqüência e eficiência?

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Renda1 - http://www.renda1.hpg.com.br - Reprodução e Revenda permitida deste que citada a fonte!

A maioria das pessoas é muito inteligente, até mesmo engenhosa, no que diz respeito a

adiar as coisas. "Eu não tenho muito tempo" é uma desculpa comum. "Eu acho que eles

disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei." "Não é tão importante." A lista e

motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída é interminável.

Seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las. Insista até encontrar a

solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que você deve concentrar o poder de sua mente,

e não em desculpas inteligentes.

As oito maneiras de superar o adiamento:

  1. Faça agora e fará uma vez somente: Não fique lendo e relendo para fazer uma ação.

Leia e aja.

  1. Clareie a sua mente: Não postergue nada. Programe o que você vai fazer e realmente

faça ou esqueça o que você não vai fazer.

  1. Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: Caso contrário seus problemas

crescerão e consumirão mais tempo.

  1. Diminua as interrupções desnecessárias: Isso o ajudará a ser mais produtivo.

  2. Coloque os atrasos em dia: Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra.

  3. Comece a operar visando o futuro e não o passado: Trabalhe sempre de forma

preventiva, antecipando-se.

  1. Pare de se preocupar: O grande dano do adiamento é o cansaço mental e psíquico que

isso causa.

  1. Agora sinta-se melhor em relação a si mesmo: A conclusão de tarefas evita o estresse e

a ansiedade e traz mais autoconfiança e auto-respeito.

Esqueça lembrando

A maioria das pessoas tem certo orgulho da sua capacidade de se lembrar de "tudo" o

que deve ser feito. É um jogo mental que fazem. Embora possam ter sido bem-sucedidas em

uma certa época, o ritmo atual do trabalho e da vida particular e o volume de atividades com as

quais devemos estar em dia aumentaram tanto que é impraticável estar por dentro de mil coisas

a fazer. Essa preocupação constante de tudo o que precisa fazer, lembrar-se de tudo,

simplesmente lhe sobrecarregam, principalmente porque acaba se lembrando de "tudo" nos

momentos menos interessantes.

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O fato é que todo mundo já utilizou estas técnicas freqüentemente com algum grau de

sucesso. No entanto, renomados experts como Peter Drucker, Merrill Douglass e o filósofo do

século XX, Vilfredo Pareto, afirmam que elas precisam ser descartadas a fim de abrir caminho

para métodos mais eficazes.

Aparentemente, as regras são boas. Cada uma delas, entretanto, contém aspectos

negativos. Analisemos em separado estas diretrizes para descobrirmos por que elas precisam

ser riscadas do livro de regras gerenciais.

1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e concentre-se

nelas até que todas estejam executadas.

O que há de errado nisto? Uma porção de coisas. Conforme Drucker aponta, é preciso

equilibrar o trabalho com o tempo. Lembre-se que o tempo é imutável, ao passo que o trabalho

é flexível como massa para modelar. Ele pode ser pressionado, moldado, reformulado e

dividido. Portanto, o trabalho deve sempre subordinar-se ao tempo disponível. Atacar com

entusiasmo sua lista diária de itens a fazer não é suficiente. O tempo deve ser realisticamente

programado para que as tarefas certas realmente sejam feitas.

2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes.

Se é urgente, deve ser importante, certo? Errado! Quem é que diz que o assunto é

urgente? É você, seu chefe, sua secretária, um cliente, um empregado, um vizinho? Urgente

implica em necessidade de atenção imediata. Mas quem está exigindo atenção imediata? Como

a tarefa em questão se relaciona com os objetivos a serem atingidos? Na realidade, existe um

relacionamento matricial entre assuntos urgentes e importantes. Esta correlação pode ser

simplesmente citada como: "Assuntos urgentes podem ser importantes, mas não

necessariamente." São quatro os possíveis relacionamentos. O assunto pode ser:

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Renda1 - http://www.renda1.hpg.com.br - Reprodução e Revenda permitida deste que citada a fonte!

Faça um resumo dos resultados. Veja quanto tempo você gastou em assuntos realmente

importantes, quanto tempo foi gasto inutilmente e quanto foi dedicado à rotina.

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o o 3

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Você está realmente aplicando o tempo nos assuntos que o ajudarão a atingir seus

objetivos? (você poderá concluir que, certamente, seu tempo não está sendo bem utilizado, mas

justifica assim "não existem horas suficientes no dia e, além disso, as pessoas vivem me

interrompendo.") Para resolver este problema, examine os maiores estranguladores de tempo e

deixe mais tempo livre para os assuntos importantes.

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Para ganhar tempo, analise seu dia visando eliminar atividades inúteis. Aqui estão

alguns indicadores para manter-se livre da maioria dos estranguladores de tempo:

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o o 4

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O fato de ter sido mandada para você não significa que deva perder tempo com ela.

Faça uma lista dos documentos que recebe; classifique-os em grupos de prioridades A, B e C.

Então, delegando, eliminando e condensando, reduza drasticamente seu gasto de tempo com os

itens C e, em menor grau, com os assuntos B, permitindo desse modo, mais tempo para os de

prioridade A.

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Volte às bases. Todos conhecem o assunto e o objetivo da reunião? É comum os participantes

não saberem o objetivo da reunião (às vezes, nem o líder tem uma idéia clara). Estabeleça o

objetivo da reunião de forma cristalina. Antes dela, faça uma agenda detalhada e, finalmente,

registre os resultados em ata.

Pergunte-se também se a reunião realmente é necessária. Talvez não seja e, sim, uma

perda de tempo para todos os participantes.

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Precisa receber todas as pessoas que querem falar com você? E pelo tempo que elas

quiserem? Obviamente não. Muitos dos seus visitantes poderão ser bem atendidos por outra

pessoa que não você. Se tem outras prioridades, é uma prerrogativa sua determinar os limites

de tempo dos seus diálogos. Redobre, portanto, seus esforços para organizar sua agenda de

entrevistas.

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Renda1 - http://www.renda1.hpg.com.br - Reprodução e Revenda permitida deste que citada a fonte!

Evite escravizar-se ao telefone. Agrupe as ligações para logo se ver livre delas. Evite

interrupções telefônicas quando estiver trabalhando em assuntos importantes (desligue o

aparelho, ou peça a alguém para anotar recados). Se precisa fazer ligações diariamente, tente

estabelecer um horário para isso. Evite pegar o telefone impulsivamente - organize seus

pensamentos e discuta os assuntos em uma seqüência ordenada.

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Para administrar eficazmente o seu tempo, basta fazer uma revisão nos conceitos

"furados". Com o acréscimo de algumas palavras, os velhos conceitos se transformam em

poderosas diretrizes gerenciais. Eis a versão revisada:

  1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente; então, estabeleça

prioridades e programe as atividades, concentrando-se nestas tarefas até que os itens

programados estejam executados.

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Estas mudanças, aparentemente sutis, transformam os três conceitos "furados" de

tempo em regras altamente eficazes. Siga estas diretrizes e você se tornará mais eficaz -

produzindo mais em menos tempo.

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LIDANDO COM AS INTERRUPÇÕES.
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Para cortar interrupções indesejáveis:

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  • Comece a dividir a sua comunicação em lotes. Evite a cada assunto que surge

discutir imediatamente com o responsável por isso. Em vez disso discuta vários

problemas no mesmo momento.

Como prioritarizar assuntos em função de importância e urgência?

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Programar seu tempo ou seu trabalho?

Renda1 - http://www.renda1.hpg.com.br - Reprodução e Revenda permitida deste que citada a fonte!

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Devemos nos perguntar onde estamos e para onde estamos tendendo

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Tarefas importantes e tarefas urgentes

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Renda1 - http://www.renda1.hpg.com.br - Reprodução e Revenda permitida deste que citada a fonte!

Porque ter lembretes sempre à frente, não vai necessariamente nos levar à

concentração, ao foco e à produtividade. Se esses lembretes ficarem pendurados durante um

determinado tempo, você não os verá mais. Olhá-los e não tomar uma atitude em relação a

todos eles, reforça um hábito: NÃO FAÇA AGORA.

Coloque em prática sistemas simples , que permitem superar esses problemas e fazer o

trabalho realmente importante.

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Quanto tempo para cada atividade?

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Administração do tempo: quem pode ajudar?

Renda1 - http://www.renda1.hpg.com.br - Reprodução e Revenda permitida deste que citada a fonte!

ASPECTOS ESTRATÉGICOS
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Agenda de tempo:

Renda1 - http://www.renda1.hpg.com.br - Reprodução e Revenda permitida deste que citada a fonte!

É preciso dizer não!

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Quando dizer não

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Planejamento:

Um planejamento permitir obter-se uma visão geral do trabalho a longo prazo,

definindo as principais metas e objetivos.

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Bons hábitos de trabalho

Para um bom desempenho do trabalho, cada pessoa deve definir quais são seus planos,

metas pessoais e valores, cruzá-los com os objetivos da organização e realmente se engajar no

projeto da empresa, podendo visualizar melhor o futuro.

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Delegação

A pessoa mais apropriada para se delegar uma tarefa não é aquela que não faz nada,

porque provavelmente continuará a não fazer.

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Ordem – 4 “S”

Sei-ri: Organização

  1. Sei-ton: Ordem
  2. Sei-kez: Asseio
  3. Sei-sou: Limpeza
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Gerência peripatética

O termo decorre do modo aristocrático de ensinar caminhando.

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Pesquisa na Internet www.viasoft.com.br/framg.html

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