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Sergio Alfredo Macore / Helldriver Rapper Morada: Pemba - Cabo Delgado - Mozambique / A importância do controlo interno na gestão das empresas
Tipologia: Notas de estudo
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Sergio Alfredo Macore
A IMPORTÂNCIA DO CONTROLO INTERNO NA GESTÃO DAS EMPRESAS: Um Estudo de Caso na MOVITEL, SA – Nampula (2014 a Março de 2015)
(Licenciatura em contabilidade com habilitações em auditoria)
Universidade Pedagógica Nampula 2015
Sergio AlfredoMacore
1
Um Estudo de Caso na MOVITEL, SA – Nampula (2014 a Março de 2015)
Monografia Científica Apresentada a Escola superior de Contabilidade e Gestão, Delegação de Nampula, Para a Obtenção do Grau Académico de Licenciatura em Contabilidade e Auditoria
Supervisor:
Universidade Pedagógica Nampula 2015 Índice LISTA DE TABELAS vi LISTA DE FIGURAS vii LISTA DE ABREVIATURAS viii DECLARAÇÃO ix
2
Declaro por minha honra que este trabalho é da minha autoria, resulta da minha investigação e sob orientação do meu Supervisor. Esta é a primeira vez que submeto numa instituição Académica para obter o grau Académico de Licenciatura em Contabilidade com habilitação em Auditoria.
Nampula, aos ______ de Abril de 2015
Nome do Autor
(Sergio Alfredo Macore)
Nome do Supervisor
(Dr……………………)
7
Dedico este trabalho à minha família.
Nome: Sérgio Alfredo Macore Facebook: Sergio Alfredo Macore ou Helldriver Rapper Rapper Contactos: +258 846458829 ou +258 826677547 Morada: Pemba – Cabo Delgado MOZAMBIQUE E-mail: Sergio.macore@gmail.com ou Sergio.macore@outlook.com NOTA: Qualquer duvida que tiver, me contacte e não hesite em me contactar. PAZ e LUCIDEZ
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Este trabalho científico tem como objectivo principal demonstrar a importância dos controlos internos, uma vez que controlo interno consiste em um conjunto de procedimentos implantados pela administração para assegurar o alcance dos resultados estabelecidos e a observância das políticas e directrizes planeadas para a organização. Dessa forma, a pesquisa aqui desenvolvida tem por finalidade analisar as técnicas de controlo interno utilizadas na empresa Movitel, SA – Nampula, no intuito de averiguar como estes contribuem para eficiência, eficácia e prevenção de erros e fraudes. Para tanto, foi realizado um estudo de caso na referida empresa, por meio de questionário e entrevista estruturadas com alguns funcionários da empresa e os responsáveis por cada controlo identificado na organização. Como resultado, percebeu-se que os controlos utilizados são controlo de caixa, de compras, de duplicatas a pagar, de duplicatas a receber, de bancos, de vendas, de rota de vendas, controlo de estoque, de funcionários etc. Tais controlos são, portanto, de fundamental importância para a sobrevivência da organização, pois possibilitam que o gestor esteja sempre bem assessorado e receba informações precisas e claras que permitem a solução de problemas no momento em que ocorrem, servindo assim, de base para a tomada de decisões.
Palavras-chave: Controlo Interno, Gestão e Informações.
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Nos últimos anos observa-se a reestruturação que vem ocorrendo no mundo como na economia, na política, no social e cultural, e os empreendedores vêm tomando uma nova postura em relação aos negócios de suas empresas. Efectivamente as empresas vêm actuando num ambiente bastante competitivo, que para garantir um desenvolvimento sustentável das suas actividades torna-se fundamental a utilização de ferramentas eficientes.
As empresas, sejam elas públicas ou privadas, constituem uma força motriz do desenvolvimento de uma sociedade pelo facto da sua capacidade de gerir emprego e garantia do bem-estar de todos. Sendo assim elas devem ser bem administradas, tendo como recurso os mecanismos do controlo interno, que contribuem para uma excelente gestão e consequentemente o sucesso da entidade.
O controlo interno consiste-se de técnicas que servem como um suporte de apoio às decisões gerenciais, pois os problemas de controlo são encontrados em vários sectores da empresa. Possuir um excelente sistema de controlo interno é fundamental para diminuir a possibilidade de que práticas fraudulentas ocorram na gestão.
Os sistemas de controlos internos podem ser aplicados nas organizações desde o nível operacional, como fabricação, conserto, manutenção, qualidade, até o nível administrativo, e o seu adequado aproveitamento sobre cada uma dessas áreas é essencial para que a empresa alcance os resultados mais adequados, evitando assim, os desperdícios. Para tanto, tais mecanismos devem ser implantados em conformidade com os resultados pretendidos a partir dos objectivos, metas, planos, políticas, organogramas, e actividades planeados.
Nesse contexto, a pesquisa aqui desenvolvida tem por finalidade analisar as técnicas de controlo interno, obtendo assim maior conhecimento sobre os procedimentos e práticas de controlo interno e sua importância para a tomada de decisões na empresa em destaque.
A escolha desse assunto se deu, devido à grande importância que os sistemas de controlo interno representam para as organizações, tendo em vista que, uma vez aplicado e monitorado de forma contínua, pode detectar qualquer ocorrência de irregularidade dentro da entidade, tendo assim, um efeito preventivo sobre os procedimentos por ela adoptados.
Pois, a pesquisa procura demonstrar, como contribuição para as empresas, a importância da utilização do controlo interno que é uma ferramenta fundamental para uma boa gestão. Além disso, servirá também como base para outras pesquisas, tendo em vista que não haverá, neste estudo por parte do autor, a pretensão explorar todas as possibilidades que envolvem a problemática desse tema.
As mudanças sociais, políticas e económicas tornaram-se um dos motivos da constante busca pela renovação empresarial. A implantação e a operação de processos organizacionais não é apenas uma tarefa complexa, mas como ferramenta gerencial, busca desenvolver consistentes análises, com o intuito de minimizar os riscos provenientes de seus investimentos.
A desorganização em uma empresa pode acarretar transtorno a funcionários, clientes, e parceiros, prejudicando com isso, notavelmente a performance da entidade, causando impactos negativos tanto em termos de lucratividade quanto de imagem perante o mercado. Fazer uso de sistemas de controlo interno é um pré-requisito para diminuir a ocorrência de fatos indesejáveis numa gestão empresarial, sendo necessário que, uma vez identificado os riscos associados ao negócio, a implantação dessa ferramenta para auxiliar os gestores na busca da eficiência nas suas operações.
Geralmente, no contexto organizacional é grande o número de empresas que não consegue permanecer por mais de um ano com suas actividades, e entre os factores apontados que mais colaboram para esse fato, estão a falta ou mesmo as falhas na execução dos sistemas de controlo interno. Nota-se que esses problemas, se fazem presente em todos os sectores ou departamentos, bem como, inexistência de controlos de qualidade, falha no registo das operações, falta de capacitação aos funcionários, dentre outros. Eficientes mecanismos de controlos internos contribuem para a redução de fatos indesejados que podem vir a ocorrer no contexto organizacional e proporcionam segurança para a administração a fim de que seus objectivos e metas estabelecidos sejam atingidos. São normas, procedimentos, métodos, rotinas, manuais, enfim, uma gama de mecanismos, que são implantados para que os membros da organização possam segui-los, e sem dúvida alguma,
aprimorá-los de acordo com as necessidades da empresa. Uma empresa deve estruturar seus sistemas de forma a garantir o conhecimento dos eventos ocorridos em seus diversos sectores, seu correcto registo e escrituração em tempo hábil para que a informação seja transferida aos administradores de modo a apoiá-los na tomada de decisão. Diante o exposto, percebe-se que as informações necessárias para uma boa administração são geradas pelo controlo da própria entidade. Neste viés, a pesquisa segue um estudo teórico e argumentativo, no intuito de elucidar as questões acima elencadas, buscando resposta para a seguinte problemática: Quais as contribuições que o controlo interno pode oferecer na gestão empresarial?
As hipóteses são suposições colocadas como respostas aplausíveis e provisórias para oproblema de pesquisa. Pois, poderão ser confirmadas ou refutadas com o desenvolvimento da pesquisa e, um mesmo problema poderá ter muitas hipóteses que são soluções possíveis para a sua resolução e são de natureza criativa requerendo-se experiência na área.
No presente trabalho foram colocadas as seguintes hipóteses:
A Gestão empresarial sempre se ressentiu da necessidade de controlos efectivos e actuantes naorganização, com o intuito precípuo de auferir suporte para o processo decisório. Não é de se estranhar o fato comprovado em investigações científicas, que raros são os processos decisórios que se fundamentam na efectividade de controlos internos.
O controlo constitui uma das bases da administração, sua inexistência ou suas deficiências têm reflexos directos com as demais funções. Para Stoner e Freemam (1985: 5) “a administração é o processo de planear, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objectivos estabelecidos”, conforme Almeida (2003: 63) “o controlo interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objectivos de proteger os activos, produzir dados contabilísticos confiáveis e ajudar a administração...”
Controlo interno, conforme Franco e Marra (2009) são todos os registos livro, fichas, mapas, boletins, papéis, formulários, pedidos, notas, facturas, documentos, guias, impressos, ordens internas, regulamentos e demais instrumentos da organização administrativa que formam sistema de vigilância, fiscalização e verificação utilizado pelos administradores para exercer o controlo sobre todos os factos ocorridos na empresa e sobre todos os actos praticados por aqueles que exercem funções directa ou indirectamente relacionadas com a organização, o património e funcionamento da empresa. Controlo interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas adoptados pela empresa para proteger sue património, verificar a exactidão e a fidedignidade de seus dados contabilísticos, promover a eficiência operacional encorajar a adesão à políticas traçadas pela administração (ATTIE, 1998: 110). Para Attie (1998: 114), “o controlo interno inclui controlos que podem ser peculiares tanto à contabilidade quanto à administração” como segue:
Os objectivos do controlo interno, no geral, é salvaguardar os activos e fornecer informações contabilísticas seguras, auxiliando assim, a administração na condução das actividades da organização.
Em regra geral de acordo com Attie (2010: 155), o controlo interno tem quatro objectivos básicos:
■ Salvaguardar os interesses da empresa;
■ A precisão e confiabilidade de informes e relatórios contabilísticos, financeiros e operacionais; ■ Estimulo à eficiência operacional; e ■ A aderência às políticas existentes.
A salvaguarda dos interesses da empresa refere-se à protecção do património contra quaisquer perdas e riscos devido a erros ou irregularidades. O autor enumera as principais práticas que podem dar suporte à salvaguarda dos interesses, sendo elas:
Estimular à eficiência operacional é promover os meios necessários à condução das tarefas, de forma a obter entendimento, aplicação e acção tempestiva e uniforme. Dentro da empresa os vários sectores ou departamentos têm suas particularidades e cada indivíduo precisa conhecer sua tarefa, para que a totalidade mova a empresa como um todo. Os principais meios necessários à consecução desse objectivo são:
a. A selecção: possibilita a obtenção de pessoal qualificado para exercer com eficiência as funções específicas;
b. O treinamento: possibilita a capacitação do pessoal para a actividade proposta;
c. O plano de carreira: tem como objectivo estabelecer a política da empresa ao pessoal quanto às possibilidades de remuneração e promoção, incentivando o entusiasmo e a satisfação do pessoal;
d. (^) Os relatórios de desempenho: compreendem a identificação individual de cada funcionário, apontando suas virtudes e deficiências, sugerindo alternativas necessárias ao aperfeiçoamento pessoal e profissional.
e. Relatórios de horas trabalhadas: possibilita a administração mais eficiente do tempo desprendido pelo pessoal e indica mudanças necessárias ou correcção das metas de trabalho.
f. Manuais internos: sugerem clara exposição dos procedimentos internos; possibilitam práticas uniformes, normatização e eficiência dos actos, previne a ocorrência de erros e desperdícios.
g. Instruções formais: indicam formalmente as instruções a serem seguidas pelo pessoal, evitando interpretações dúbias, mal-entendidos e a possibilidade de cobranças e follow-up tempestivos.
Este objectivo do controlo interno está relacionado com a maneira pela qual a empresa busca assegurar que os desejos da administração, definidos através de suas políticas e indicados por meio de seus procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal. Os principais meios que visam dar embasamento para a aderência às políticas existentes são os seguintes:
a. (^) Supervisão: a supervisão permanente possibilita melhor rendimento pessoal, corrigindo-se rapidamente possíveis desvios e dúvidas decorrentes da execução das actividades.
b. Sistema de revisão e aprovação: indica através do método de revisão aprovação, que políticas e procedimentos estão sendo adequadamente seguidos.
c. Auditoria interna: possibilita a identificação de transacções realizadas pela empresa que esteja em consonância com as políticas determinadas pela administração.
Assim, os objectivos básicos do controlo interno são guardar os interesses da empresa, desempenhando com eficiência o seu papel, fornecendo com eficácia e fidedignidade os relatórios contabilísticos, detectando e prevenindo de fraudes e erros, visando proteger os recursos da organização.
Attie (1998: 114) afirma: “A importância do controlo interno fica patente a partir do momento em que se torna impossível conceber uma empresa que não disponha de controlos que possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações proposto.”
