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GLOSARIO TÉRMINOS ADMINISTRATIVOS UIS
Las expresiones utilizadas en el presente documento deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son aplicados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son considerados. Los términos han sido tomados de las definiciones contenidas en diferentes fuentes, tanto institucionales, como de otras Entidades y Entes de control, y en las leyes 1266 de 2008^1 , 1581 de 2012^2 y 1712 de
- Aquellos que no se encuentren definidos a continuación deben entenderse con su significado natural.
A
Accidente grave: Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva. (Procedimiento PTH.19) Accidente de Trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el funcionario una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aun fuera del lugar y horas de trabajo. (Procedimiento PTH.21) Acción: Derecho subjetivo público que tienen todos los ciudadanos para acudir ante las autoridades judiciales o administrativas para garantizar la preservación de un derecho. (Tomado del Glosario de la PGN). Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada y evitar que vuelva a ocurrir. (Norma NTC ISO 9000:2015). Acción de tutela: Mecanismo previsto en el artículo 86 de la Constitución Política de Colombia vigente, que busca proteger los Derechos constitucionales fundamentales de los individuos "cuando cualesquiera de éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública o privada". La acción procede en algunos casos cuando se viola de manera directa ciertos derechos de carácter fundamental, como mecanismo transitorio cuando se busca evitar un prejuicio irremediable o en aquellos casos (^1) Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. (^2) Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. (^3) Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
en los cuales no haya ningún mecanismo idóneo para proteger un derecho fundamental. (Tomado del Glosario de la PGN). Acción disciplinaria. Facultad que poseen la propia administración y todos los ciudadanos de acudir ante las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones y se impongan las sanciones legales, contra servidores públicos que cometan irregularidades en el desempeño de la función. (Tomado del Glosario de la PGN). Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. (Norma NTC ISO 9000:2015). Acoso Laboral: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el sitio de trabajo, o inducir la renuncia del mismo. (Procedimiento PTH.01). Acreditación : Acto por el cual el Estado adopta y hace público el reconocimiento que los pares académicos hacen de la comprobación que efectúa una institución sobre la calidad de sus programas académicos, su organización y funcionamiento y el cumplimiento de su función social. (Tomado del Glosario de la Universidad de la Amazonia). Acta: Documento donde se escribe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas. (Manual de Supervisión e Interventoría UIS). Acta de entrega y recibo a satisfacción : Es el documento en el que se deja constancia de la forma cómo el contratista entrega a la Entidad los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato y del recibo a satisfacción de estos por parte de la UIS; puede incluir salvedades sobre asuntos de la ejecución del negocio jurídico. (Adaptado del Glosario de la PGN). Acta de Inicio del contrato: Documento que suscriben el Supervisor o Interventor, representante legal del contratista y Ordenador de Gasto, en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha final para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. Esta acta marca el inicio del desarrollo físico del contrato y por tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del Supervisor o Interventor. (Manual de Supervisión e Interventoría UIS). Acta de Liquidación del Contrato: Documento mediante el cual el representante legal del contratista hace entrega y el Supervisor o Interventor y el Ordenador de Gasto reciben a satisfacción lo estipulado en el objeto del contrato, donde consta el valor inicial y final ejecutado más los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para
Acto Inseguro: Comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente. (Procedimiento PTH.21). Acto Inseguro o acción subestándar: Es toda acción realizada por una persona que por no cumplir con las normas o estándares de seguridad puede originar un evento. (Guía GTH.02). Acuerdo: Acto administrativo generado por los Consejos Superior, Académico, de Facultad. (Guía GGD.01). Acuerdo marco de precios: Contrato celebrado entre uno o más proveedores y la Universidad Industrial de Santander, para la provisión de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este. (Adaptado del Glosario de la PGN). Adenda: Instrumento mediante el cual la universidad puede explicar, aclarar, modificar o ajustar las condiciones de un contrato o de un convenio. (Procedimiento PRE.18). Adición presupuestal: Es el incremento a la apropiación inicial con el fin de complementarla, para ampliar el servicio, cumplir con la meta física o cubrir un nuevo gasto o servicio, con base en recursos adicionales debidamente sustentados. (Estatuto Presupuestal, Art. 41). Administración del Riesgo: Conjunto de elementos de control que, al interrelacionarse, permiten a la Institución evaluar aquellos eventos negativos tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales, o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. (Manual para la Administración del Riesgo MSE.01). Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización. (Guía GDI.01). Anexo: Documento o elemento que acompaña la comunicación oficial. (Guía GGD.10). Anticipo: Son los recursos públicos entregados por la Universidad al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión avalado por el supervisor o interventor. (Manual de Supervisión e Interventoría UIS). Aprendizaje: Adquisición del conocimiento de algo por medio del estudio, el ejercicio o la experiencia, en especial de los conocimientos necesarios para aprender algún arte u oficio. (Guía GTH.01).
Aprobación de Equipos: Documento escrito y firmado por una persona calificada, emitiendo su concepto de cumplimiento con los requerimientos del fabricante. Apropiación presupuestal: Partida aprobada en el presupuesto de gastos que señala los topes máximos de gasto para ser comprometidos o ejecutados durante la vigencia correspondiente. (Manual MFI.01). Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. (artículo 6. Definiciones , Ley 1712 de 2014). Asunto: Síntesis del contenido de la comunicación oficial. (Guía GGD.10). Atención al ciudadano: Es el conjunto de servicios que se presta a las personas que requieran en un momento dado de la colaboración y amabilidad para que se les guíe, asesore y oriente hasta obtener una respuesta satisfactoria. (Tomado del glosario del MEN). Atención de urgencias: modalidad de prestación de servicios de salud que busca preservar la vida y prevenir las consecuencias críticas, permanentes o futuras, mediante el uso de tecnologías en salud para la atención de usuarios que presenten alteración de la integridad física, funcional o mental, por cualquier causa y con cualquier grado de severidad que comprometan su vida o funcionalidad. (Tomado del Glosario Programa de salud de la UdeA). Audiencia pública: Sesión pública programada para llevar a cabo una diligencia de interés dentro de cualquier proceso de contratación. Su previsión y agenda dependerá de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. (Tomado del Glosario de la PGN). Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. (Norma NTC ISO 9000:2015). Auditoría médica: Es un procedimiento técnico, evaluativo, preventivo sobre la calidad de atención médica fundamentada en la aplicación y análisis de indicadores institucionales vigentes, la revisión del expediente clínico o historia clínica, los protocolos de atención, el compromiso de gestión, el cumplimiento de legislación interna y externa, y la satisfacción de usuarios y prestadores de servicios, con el objetivo fundamental de mejorar la calidad de los servicios de salud. (Guía GUD.29). Auditorio: Edificio protegido y equipado para atender realizaciones de eventos que demanden maquinaria escénica y sean atendidas las necesidades básicas de sonido e iluminación de acuerdo con los requisitos específicos. (Guía GCU.01).
Bolsa de Empleo UIS: Sitio web especializado que integra ofertas de trabajo y hojas de vida de egresados UIS. (Procedimiento PRE.10). Bono pensional: Título valor que representa las cotizaciones no efectuadas en pensiones durante algún tiempo de vinculación a la Universidad, que se emite y paga a la AFP a la cual se encuentra afiliado el funcionario. Permite convalidar el tiempo de servicio durante el cual no se hicieron cotizaciones, como semanas de cotización para el trámite de reconocimiento de pensión. (Procedimiento PTH.35). BPPIUIS: Banco de programas y proyectos de inversión de la Universidad Industrial de Santander. Es el instrumento encargado de regular la inversión institucional, a través del cual, se registran los proyectos susceptibles de ser financiados o cofinanciados con recursos internos del Fondo Común, de Estampilla Pro UIS o del Presupuesto General de la Nación mediante la radicación de proyectos en el BPIN. (Procedimiento PPI.04). Brigadas de Emergencia: Grupo interno de respuesta inmediata en caso de una emergencia, está encargada de controlar la emergencia y de minimizar sus consecuencias; Actúa independientemente en primera instancia, colaborando con los grupos de operación externa una vez que estos se presenten en las instalaciones de la Universidad. (manual MTH.03).
C
Calidad en la educación superior : Atributo del servicio público de la educación en general, y en particular, al modo como ese servicio se presta, expresado en el grado de cumplimiento de un conjunto de características que exponen las condiciones que sería deseable lograr por un programa o una institución. Esas características hacen referencia al proyecto educativo donde el programa o institución define su especificidad o vocación primera y que le sirve de orientación en su quehacer; a los profesores con que cuenta; a la selección y atención de los estudiantes a quienes forma; a los procesos de investigación, docencia y proyección social que adelanta; al bienestar de la comunidad que reúne; a la organización, administración y gestión; a los egresados y al impacto que logra en el medio; y a los recursos físicos y financieros con que cuenta. (Tomado del Glosario de la Universidad de la Amazonia). Candidato/ aspirante: Es la persona que aspira a acceder a determinado cargo, también se emplea para referirse a todas aquellas personas que acuden a una empresa con el claro objetivo de poder ocupar un puesto laboral. (Procedimiento PTH.53). Capacitación: actividad orientada al desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales de los funcionarios de la Universidad, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios (Ley 909 de 2004). (Procedimiento PTH.17).
Caracterización: Documento que tiene como finalidad describir cada proceso, estableciendo entre otros, el objetivo, alcance, responsables, normativa aplicable y los indicadores necesarios para garantizar su control. (Guía GGD.01). Carnetización: Actividad mediante la cual se elaboran y generan carnés. (Guía GAR.02). Carta o parrilla de programación: Se conoce como tal, a la cuadrícula que utilizan los responsables de la programación de la emisora para reflejar la distribución horaria de los diferentes programas a lo largo del día y/o de toda la semana. (Procedimiento PCI.04). Cartera: La cartera es el conjunto de acreencias a favor de la Universidad, consignadas en títulos ejecutivos simples y complejos que contienen obligaciones dinerarias de manera clara, expresa y exigible. (Manual MFI.04). Certificación de Equipos: Documento que certifica que un determinado elemento cumple con las exigencias de calidad de un estándar nacional que lo regula y en su ausencia, de un estándar avalado internacionalmente. Este documento es emitido generalmente por el fabricante de los equipos. Certificación para Trabajo Seguro en Alturas: Certificación que se obtiene mediante la capacitación de trabajo seguro en alturas o mediante el certificado en dicha competencia laboral. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado. (Página Web Proceso Financiero UIS). Certificado de existencia y representación legal ICFES: Documento donde se acredite la representación legal de la institución y la calidad de Institución Estatal u Oficial de Educación Superior, cuya fecha de expedición no debe ser superior a seis (6) meses. (Procedimiento PFI.30). Certificado de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del contador: Es el documento expedido por la Junta Central de Contadores, en el cual consta si el contador público tiene o no antecedentes disciplinarios. (Procedimiento PFI.30). Cheque cruzado: Es aquel que el librador atraviesa en el anverso por dos líneas paralelas y diagonales o con un sello de cruzado. Esta condición hace que no sea posible cobrarlo por ventanilla ya que sólo puede ser depositado en una cuenta bancaria. El cruzar un cheque tiene por objetivo reducir el riesgo de pérdida o robo y evitar que pueda ser cobrado por personas distintas al beneficiario. (Procedimiento PF1.10). Circular: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. (Guía GGD.10).
Conciliación: Mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismo la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. (Procedimiento PJU.02). Conciliación Bancaria: Comparación entre el extracto bancario y el Libro Auxiliar de Bancos del mes anterior. (Procedimiento PF1.16). Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores quedan específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a) Las características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de trabajo; b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; c) Los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y; d) La organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y psicosociales.(Guía GTH.03). Conflicto: Situación que implica a dos o más personas en un campo de actuación común, cuyos objetivos pueden ser los mismos o no, y sus modos de alcanzar esos objetivos responden a valores o lógicas diferentes o contrapuestas. (Procedimiento PTH.51). Consulta médica: es la valoración y orientación brindada por un médico en ejercicio de su profesión a los problemas relacionados con la salud. La valoración es realizada según las disposiciones de práctica clínica vigentes en el país y comprende anamnesis, toma de signos vitales, examen físico, análisis, definición de impresión diagnóstica y plan de tratamiento. La consulta puede ser programada como de urgencia (según la temporalidad), general, o especializada (según la complejidad). (Tomado del Glosario Programa de salud de UdeA). Contratista: Persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal con quien se celebra el respectivo contrato u orden. (Manual de Supervisión e Interventoría UIS MCO.01). Contrato: Acuerdo de adquisición de bienes y/o servicio celebrado entre la Universidad y el contratista, en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidación. En el caso de la Universidad contratos con formalidades plenas, órdenes de prestación de servicios, órdenes de trabajo, órdenes de compra, órdenes de suministro, ordenes de consultoría, etc. (Manual de Supervisión e Interventoría UIS MCO.01). Contrato de trabajo: aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración. (Procedimiento PTH.01) Contratos de Empréstito: son contratos de crédito que se otorgan a una entidad pública. (Procedimiento PFI.28).
Control interno : El control interno es el proceso ejecutado por todos los niveles jerárquicos y el personal de la entidad. Sirve para asegurar en forma razonable la ejecución de sus operaciones en forma eficiente y efectiva, la confiabilidad de la información financiera y de gestión, la protección de los activos, y el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias. (Tomado del Glosario de La PGN). Control Interno Disciplinario : Unidad u oficina del más alto nivel encargada de conocer y fallar en primera instancia. Potestad que ejercen las entidades y organismos del Estado para regular el comportamiento de los servidores públicos y de los particulares que ejercen funciones públicas y garantizar que las cumplan adecuadamente. (Tomado del Glosario de La PGN). Control selectivo: Es la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal. (Procedimiento PCO.14). Convenio: Acuerdo de voluntades en el cual se pactan un objeto y unas obligaciones específicas entre las partes. (Manual de Supervisión e Interventoría UIS MCO.01). Convivencia Laboral: Las buenas relaciones interpersonales y el respeto mutuo en las personas y/o grupos que trabajan juntos, para la consecución de climas laborales sanos y de convivencia grupal satisfactoria, y para superar situaciones de estrés, malestar e incluso, violencia en los lugares de trabajo. (Procedimiento PTH.51) Coronavirus: Los coronavirus (CoV) son virus que surgen periódicamente en diferentes áreas del mundo y que causan Infección Respiratoria Aguda (IRA), es decir gripa, que pueden llegar a ser leve, moderada o grave. (Ministerio de Salud y Seguridad Social). Correspondencia despachada: Es aquella que se produce en la Universidad para ser enviada entre Unidades Académicas Administrativas (UAA) o fuera de la Universidad, como, por ejemplo: comunicaciones oficiales, revistas, afiches de eventos, seminarios, entre otros. (Guía GGD.02). Correspondencia recibida: Es la comunicación que se recibe en la Universidad por entidades públicas, entidades privadas y personas naturales; es la que generan los empleados de la Universidad con destino a alguna UAA. (Guía GGD.02). Culpa. Forma de incurrir en falta disciplinaria, por no actuar con el deber de cuidado exigido en una situación concreta. (Tomado del Glosario de la PGN). Culpa Grave. Cuando se incurre en falta disciplinaria por inobservancia del cuidado necesario que cualquier persona del común imprime a sus actuaciones. (Tomado del Glosario de la PGN).
Declaración de Cambio: Documento financiero que respalda las operaciones de compra y venta de divisas ante los intermediarios bancarios. Regulado por el Banco de la República. (Procedimiento PCO.15). Declaración de Importación: Es el documento mediante el cual se informa a la DIAN todos los datos relativos a la mercancía a importar, la llegada al territorio aduanero y se liquidan los tributos aduaneros y se solicita el levante a efectos de la nacionalización de la misma. (Procedimiento PCO.16). Denuncia: Es la puesta en conocimiento a la Institución de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o ético profesional. Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo, modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades. (Procedimiento PSE.04). Depreciación Acumulada: Disminución acumulada del valor de un activo por efecto de su uso durante el período en que hemos estado en posesión de él. (Procedimiento PF1.23). Derecho de Petición: Garantía del orden constitucional otorgado en su artículo 23 que se ha concedido a los ciudadanos para que estos puedan presentar peticiones a las autoridades, para que se les suministre información sobre situaciones de interés general y/o particular. (Tomado del Glosario de la PGN). Desaduanamiento: Proceso administrativo para obtener una licencia de importación en Colombia. Esta aprobación comprende principalmente pagos arancelarios e impuestos. (Procedimiento PCO.16). Descomposición: Desintegración o Desnaturalización causada por agentes corrosivos la que destruyen la madera. Descuido: Falta de interés, atención o cuidado de una persona en lo que hace, o en lo que está a su cargo o bajo su responsabilidad. (Procedimiento PF1.21). Dirección IP: Es un número que identifica de manera lógica y jerárquica a una interfaz de un dispositivo (habitualmente una computadora) dentro de una red que utilice el protocolo IP (Internet Protocol), que corresponde al nivel de red o nivel 3 del modelo de referencia OSI. (Guía GSI.01). Directivos y/o ejecutivos: Son los cargos cuyas funciones se relacionan con el estudio, concepción y fijación de políticas, con la asesoría técnica y científica, con la dirección general de las actividades administrativas y con la toma de decisiones. En esta clasificación se incluyen cargos como el Rector, Vicerrector, Secretario General, Jefes de División, o cargos similares. (Adaptado del Glosario de la UdeA).
Disponibilidad presupuestal: Existencia de apropiación o saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto, suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte. (Manual MFI.01). Documento específico: Documento de aplicación particular a un proceso o dependencia de la universidad. (Guía GGD.01). Documento externo: Documento generado por entidades externas a la Universidad, pero que es requerido en los procesos. Ej.: normas, especificaciones técnicas, leyes, decretos, resoluciones externas, entre otros. (Guía GGD.01). Documento interno: Documento generado dentro del SGI de la Universidad. Ej.: procedimiento, guía, instructivo, entre otros. (Guía GGD.01). Documento Interno Especial: Son documentos expedidos por la Universidad Industrial de Santander por medio de Actos Administrativos como Resoluciones y Acuerdos que normatizan el actuar de la Universidad. (Procedimiento PGD.07). Documento obsoleto: Documento que ya no se utiliza, debido a que existe una actualización del mismo. (Procedimiento PGD.01). Documento transversal: Documento de aplicación transversal a varios de los procesos de la universidad. (Guía GGD.01). Donación: Acto por el cual una persona natural o jurídica, denominada DONANTE transfiere a título gratuito y en forma irrevocable una parte de sus bienes a otra que la acepta llamada DONATARIO o BENEFICIARIO. (Manual MFI.01).
E
Efectividad : Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. (Norma NTC ISO 9000:2015). Eficiencia : Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (Norma NTC ISO 9000:2015). Ejecución presupuestal: Etapa del ciclo presupuestal en la cual se llevan a cabo decisiones y operaciones financieras, para informar acerca de los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso presupuestario. (Manual MFI.01). Elegibilidad de un proyecto: Un proyecto es elegible si además de ser viable, cumple con los requisitos establecidos por la dirección de la Universidad para ser financiado con recursos
Enfermedad: Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o ambas. (Protocolo TTH.01). Enfermedad Laboral: Se entiende por enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el funcionario se ha visto obligado a trabajar. (Procedimiento PTH.21). Escritura pública: Documento en el que se hace constar ante Notario Público un determinado hecho y derecho o declaración de voluntad, lo cual se acredita mediante la firma de los intervinientes en el acto, bajo la autorización y supervisión del Notario. (Procedimiento PF1.22). Espacio Confinado: son espacios cerrados o semicerrados, que por su tamaño o forma permiten la entrada de una persona; sin embargo, no está diseñado para la ocupación de seres humanos por ello ofrecen dificultades para entrar y salir de ellos. Los espacios confinados pueden clasificarse como: ● Espacio Confinado Restringido: Es un espacio cerrado que contiene cualquier elemento potencial de alto riesgo capaz de causar un daño físico serio o la muerte. ● Espacio Confinado No Restringido: Es un espacio cerrado que no contiene peligro potencial o condición atmosférica capaz de generar daño a la salud del trabajador que ingresa. (Manual MTH.03). Estudios Previos: Son todos los estudios, análisis y trámites, debidamente documentados, que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, pliegos definitivos y del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad. (Tomado del Glosario de la PGN). Etapa procesal: Hace referencia a las etapas desarrolladas en un proceso, las cuales son, en general, las siguientes: demanda, admisión de la demanda, el traslado de la demanda, la contestación de la demanda, la etapa probatoria, la etapa de alegaciones finales, la sentencia y el cumplimiento de la sentencia. (Instructivo IJU.01). Evaluación de Proveedores: Herramienta utilizada para medir el cumplimiento de unos criterios establecidos. (Instructivo ICO.01). Examen médico ocupacional (EMO): Acto médico mediante el cual se interroga y examina a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición. Incluye anamnesis, examen físico completo con énfasis en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicas, tales como: de laboratorio, imágenes diagnósticas,
electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir un diagnóstico y las recomendaciones. (Procedimiento PTH.53). Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva. (Tomado del Glosario de la PGN).
F
Feria de Empleo: Espacio para conocer y acceder a ofertas del mercado laboral, requerimientos de perfiles, características tanto de la empresa como de la oferta laboral para atraer y contratar capital humano. (Guía GRE.04). Factura Proforma: Es el documento que formaliza la transacción y las condiciones contractuales entre el proveedor y la Universidad. (Procedimiento PCO.15). Ficha técnica: Documento que contiene características técnicas de un producto, elemento, proceso, maquina o material. (Guía GGD.01). Flash informativo: Producto comunicativo de divulgación del acontecer institucional con destino a la comunidad universitaria. (Procedimiento PCI.01). Formato: plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos. (Guía GGD.01). FTP (File Transfer Protocol): Es un protocolo de transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red TCP basado en la arquitectura cliente-servidor, de manera que desde un equipo cliente nos podemos conectar a un servidor para descargar archivos desde él o para enviarle nuestros propios archivos independientemente del sistema operativo utilizado en cada equipo. (Guía GSI.01).
G
Garantías: Mecanismos de cobertura del riesgo, expedidas en los términos de la normatividad vigente, otorgada por los oferentes o por el contratista a favor de la Entidad contratante. (Tomado del Glosario de la PGN). Gastos de Funcionamiento : Son aquellos que se destinan a atender las necesidades de los órganos para desarrollar las actividades para las cuales se constituyó la entidad, de acuerdo con su objeto social y/o económico. (Tomado del Glosario de la PGN).
Incidente/Siniestro: Evento indeseado, no programado, capaz de producir consecuencias negativas a un sistema, tal como lesiones, daños materiales, perdidas económicas, daños ambientales, etc. (Manual MTH.03). Indicador. Expresión utilizada para mostrar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de un proyecto, programa, plan, proceso y subproceso, como resultado cuantitativo de comparar dos variables, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos. (Guía GSE.01). Indicadores Estratégicos: Indicadores que se establecen para medir el grado de cumplimiento de los programas de gestión, planes de mejoramiento, plan de desarrollo, etc. (Guía GSE.01). Indicadores Tácticos: Indicadores que se establecen para monitorear y medir el cumplimiento de los objetivos del proceso. (Guía GSE.01). Indicadores Operativos: Indicadores que se establecen para monitorear y medir el cumplimento de las actividades propias del funcionamiento del proceso. (Guía GSE.01). Inducción institucional: Hace referencia a la información que deben conocer los funcionarios de la Universidad desde la misión, visión, plan de desarrollo, estructura orgánica, hasta los planes de gestión y los proyectos institucionales. Este tipo de inducción será impartida a todos los empleados que ingresan a la Universidad por primera vez. (Guía GTH.02). Inducción al cargo: En este tipo de inducción las unidades deben realizar la socialización del cargo al nuevo funcionario. Comprende el marco de funciones y responsabilidades del cargo, los requisitos exigidos para el desempeño del mismo y los perfiles definidos para cada uno de cargos. Comprende igualmente, el contexto y el entorno propio del cargo en relación con la unidad en la cual cumple sus funciones. Abarca las tareas y compromisos pendientes, así como las actividades y acciones a desarrollar en el corto plazo (1 mes). (Guía GTH. 02) Ingresos corrientes: Son los ingresos recaudados por la Universidad en desarrollo de actividades como docencia, venta de bienes, venta de servicios y otras rentas propias provenientes de la venta de estampilla PRO-UIS. (Manual MFI.03). Ingresos académicos: Representa el valor de los ingresos recaudados por la universidad, generados en el desarrollo de actividades inherentes a la docencia. (Manual MFI.03). Ingresos por ventas: Incluye todos los ingresos generados por las unidades académicas y administrativas de la Universidad en la venta de bienes y servicios. (Manual MFI.03). Innovación: Según el Manual de Oslo, “las innovaciones en tecnología de productos y procesos comprenden los productos y procesos implementados tecnológicamente nuevos,
como también las mejoras tecnológicas de importancia logradas en productos y procesos. Se considera que una innovación tecnológica en productos y procesos ha sido implementada si se le introdujo en el mercado (innovación de producto) o si se le usó dentro de un proceso de producción (innovación de proceso)”. (Tomado del Glosario de la UdeC). Inspecciones de seguridad: Es una actividad operativa que se realiza de modo sistemático y permanente, realizadas por el personal de Supervisión o la Gerencia, con el objeto de detectar, analizar y controlar los riesgos incorporados a los equipos, personas, materiales y al medio ambiente, que pueden afectar el funcionamiento de los procesos productivos, comprometiendo los resultados. (Guía GTH.03). Inspección planeada: Recorrido sistemático por un área, esto es con una periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a su realización, durante el cual se pretende identificar condiciones subestándares. (Guía GTH.03). Inspecciones planeadas informales: Inspecciones planeadas realizadas en forma no sistemática. En ellas se incluyen los reportes de condiciones subestándar, emitidos por los trabajadores hacia sus jefes inmediatos o por los supervisores durante su trabajo diario. (Guía GTH.03). Instructivo: Descripción escrita y detallada sobre cómo efectuar las actividades y procesos de manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio. (Instructivo IJU.01). Interventor: Es la persona natural o jurídica contratada por la Universidad mediante contratación directa o mediante un proceso de selección, encargada de vigilar la ejecución del contrato principal y hacer cumplir las obligaciones que de éste se deriven. (Manual de Supervisión e Interventoría UIS). Interventoría: Es el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento de un contrato realiza una persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, contratada para tal fin por la Universidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo hasta su liquidación definitiva. (Manual de Supervisión e Interventoría UIS MCO.01). Investigación de accidente o incidente: Proceso sistemático de determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron. (Procedimiento PTH.19). ISBN: International Standard Book Number , es un sistema internacional de numeración para publicaciones tipo libro certificado por normas ISO y contemplado en la Ley 98 de 1993. (Guía GPU.03). ISSN: Número internacional estandarizado para revistas. (Manual MBI.02).
