ADMINISTRIZACION DEL TIEMPO, Exercises of Business Administration

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Administración del tiempo y

organización.

INGENIERIA DE PROYECTOS UNIDAD III

¿QUÉ ES LA

ADMINISTRACIÓN

DEL TIEMPO?

Es el proceso de planear y ejercer

control consciente sobre la

cantidad de tiempo que se dedica

a actividades específicas.

La gestión del tiempo se refiere al proceso de planificar, organizar y controlar la forma en que se utiliza el tiempo disponible para realizar tareas y alcanzar objetivos. Implica la capacidad de identificar las tareas más importantes y urgentes, establecer plazos realistas y distribuir el tiempo de manera efectiva para completar esas tareas.

Su finalidad es mejorar la eficiencia, productividad y calidad de vida.

Importante y urgente: El criterio a considerar

aquí es la crisis o lo inmediato. Se toman

en cuenta las tareas que se han vuelto

críticas a consecuencia del plazo que se tiene

para desarrollarlas.

CUADRANTE I CUADRANTE II

Importante y no urgente: Son aquellas tareas

que, si bien son importantes, se desarrollan a

largo plazo y no poseen una fecha crítica para

cumplirlas. Esto se determina gracias a la

organización y la inversión de tiempo que

se les ha brindado

CUADRANTE III

No importante y urgente: Aquí se establecen

aquellas actividades rutinarias que son

urgentes, pero que no tienen un nivel de

trascendencia mayor a través del tiempo

CUADRANTE IV

No importante y no urgente: Los únicos

criterios a evaluar aquí están relacionados

al ocio y al entretiempo.

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Lo Urgente Lo Importante

Urgente Importante

Requiere atención

inmediata

Aporta valor a largo plazo

Reacciona Planea

Crisis, plazos Metas, planificación

5^ Interrumpe^ Construye

RIESGOS

Identificación de Riesgos Análisis de amenazas potenciales Evaluación de impacto Probabilidad de ocurrencia Medidas preventivas

Estrategias de Mitigación Planes de contingencia Recursos de respaldo Alternativas viables Monitoreo continuo

Identificar posibles obstáculos: interrupciones, falta de enfoque, sobrecarga de tareas. Evaluar impacto y probabilidad. Establecer medidas preventivas y correctivas.

HERRAMIENTAS Y

TÉCNICAS

Métodos de Productividad Mejores Prácticas Técnica Pomodoro Método GTD (Getting Things Done) Listas de tareas priorizadas Aplicaciones de gestión del tiempo

1.Establecer objetivos SMART 2.Mantener un registro de tiempo 3.Eliminar distracciones 4.Delegar efectivamente 5.Practicar el autocuidado

OBJETIVOS SMART

Un objetivo SMART debe ser claro y preciso, respondiendo a las preguntas "¿Qué?", "¿Quién?", "¿Dónde?", "¿Cuándo?" y "¿Por qué?".

El objetivo debe ser realista y posible de lograr con los recursos disponibles.

Debe ser posible cuantificar el progreso y el logro del objetivo, utilizando indicadores claros.

Debe estar alineado con los objetivos generales y ser importante para la persona o la organización.

Específico (Specific):

Alcanzable (Achievable):

Medible (Measurable):

Relevante (Relevant):

Temporal (Time-bound): Se debe establecer un plazo definido para alcanzar el objetivo, creando un sentido de urgencia y permitiendo evaluar el progreso en intervalos específicos.

¿Qué es la Gestión del

Tiempo?

Proceso de planificar y controlar

conscientemente cómo se usa el

tiempo

Busca aumentar la efectividad,

eficiencia y productividad

general

Ayuda a equilibrar actividades

laborales, de estudio y vida

personal

Permite establecer metas

realistas y cumplir con los plazos

Desafíos en la Gestión del

Tiempo

Procrastinación y falta de

motivación

Mala planificación y horarios

poco realistas

Distracciones digitales y redes

sociales

Sobrecarga de compromisos y

dificultad para decir no

Perfeccionismo que causa

pérdida de tiempo

Interrupciones inesperadas y

emergencias

¿Cómo se pueden gestionar

eficazmente las distracciones

digitales para mejorar la

gestión personal del tiempo sin

desconectarse completamente

de la tecnología?

Impacto de la Gestión del

Tiempo en la Productividad

Mejora el enfoque y la calidad del trabajo Reduce el estrés y disminuye el riesgo de agotamiento Aumenta oportunidades de crecimiento personal y profesional Equilibra eficazmente trabajo y vida personal Facilita mejor toma de decisiones y resolución de problemas Fomenta la autodisciplina y la responsabilidad

Dato Curioso: Estudios indican que

una gestión eficaz del tiempo

puede aumentar la productividad

hasta en un 25%. Reflexiona sobre

tus hábitos de gestión del tiempo:

¿Qué pequeño cambio podría

hacer tu rutina diaria más

eficiente?